Conditions générales d’utilisation et politique de confidentialité

Conditions générales d’utilisation application Spencer

1. Application

1.1. L’application Spencer (l’« Application ») est un outil d’exploitation que Care@Vulpia NV, dont le siège social est situé à 2930 Brasschaat, Ruiterijschool 6, sous le numéro d’entreprise 0885.883.479 (« Vulpia »), met à disposition de ses collaborateurs et des collaborateurs de ses magasins affiliés, à des fins opérationnelles légitimes. L’Application est la propriété de Recneps SA, dont le siège social est situé à 2000 Anvers, Scheldestraat 11, sous le numéro d’entreprise 0667.513.616 (« Recneps »). L’Application a été créée pour les collaborateurs internes et externes de Vulpia et maisons de repos associées (respectivement « Utilisateur Interne » et « Utilisateur Externe » ; les Utilisateurs Internes et Utilisateurs Externes sont ensemble dénommés les « Utilisateurs ») pour, entre autres, (i) soutenir notre vision et nos valeurs communes, (ii) communiquer, (iii) faciliter les échanges et la consolidation, (iv) assurer la messagerie conjointe, (v) mettre à disposition des documents de travail et autres, (vi) mettre à disposition les organigrammes et (vii) organiser des enquêtes. De plus, les collaborateurs de Vulpia pourront dans le futur, entre autres, (i) consulter le calendrier des membres de l’équipe, (ii) demander des absences et (iii) consulter les horaires. Grâce à l’Application, les Utilisateurs peuvent communiquer entre eux dans différentes directions via une Application flexible et sécurisée.

1.2. Tous les droits et modalités stipulés dans ces conditions d’utilisation au profit de Vulpia sont également valables pour Recneps et tous les tiers liés à Vulpia et à Recneps.

1.3. Les présentes conditions d’utilisation et la déclaration de confidentialité fixent les normes pour une utilisation appropriée et en toute confidentialité de l’Application. Les conditions d’utilisation ainsi que la déclaration de confidentialité sont disponibles sur l’Application.

2. Approbation

2.1. En utilisant l’Application, en lisant ou en téléchargeant des fichiers ou des documents, en les consultant et/ou en les utilisant de quelque manière que ce soit, vous acceptez expressément les présentes conditions d’utilisation et la déclaration de confidentialité et vous vous engagez à respecter les présentes conditions d’utilisation et la déclaration de confidentialité, telles que modifiées de temps à autre.

2.2. Les Utilisateurs sont responsables de la compréhension et du respect des présentes conditions d’utilisation et de la déclaration de confidentialité. Seules ces conditions d’utilisation sont d’application. D’autres conditions éventuelles sont exclues.

3. Accès

3.1. Cette Application peut en principe être consulté(e) sur des ordinateurs ou appareils récents sur lesquels les logiciels courants (navigateur, système d’exploitation, etc.) sont installés. Les Utilisateurs peuvent décider, de leur propre initiative, de télécharger l’Application sur leur smartphone. Vulpia/Recneps ne garantissent cependant aucune compatibilité et ne peuvent être tenus responsables si, pour quelque raison que ce soit, vous ne pouvez pas utiliser ou consulter (une partie de) cette Application.

3.2. Chaque Utilisateur devra s’enregistrer pour avoir accès à certaines parties de cette Application ou pour les utiliser. L’Utilisateur s’engage à cette fin à compléter les données correctes. Chaque Utilisateur enregistré est personnellement responsable de ses données, logins et mots de passe, de son inscription et des éventuels abus (ainsi que des éventuelles conséquences fâcheuses de ceux-ci). Dans ce cadre, Vulpia ne peut à aucun moment et en aucune façon être tenue responsable.

4. Supervision

4.1. L’utilisation de l’Application peut être contrôlée ou surveillée par Vulpia et/ou Recneps conformément à la loi applicable et au contrat en vigueur entre Vulpia et Recneps. Conformément à cette législation, Vulpia se réserve le droit de rejeter, refuser d’afficher ou supprimer toute information affichée par les Utilisateurs ou de refuser, limiter, suspendre ou résilier l’accès des Utilisateurs à l’Application, en tout ou en partie.

4.2. Conformément à la législation en vigueur, l’utilisation illicite de l’Application peut entraîner des mesures disciplinaires, des sanctions et des poursuites judiciaires.

5. Utilisation

5.1. Général

5.1.1. L’Application est réservée à un usage professionnel interne et ne peut être utilisée à des fins externes sans l’autorisation expresse et préalable de Vulpia. En tout état de cause, aucune compensation ne peut être réclamée pour l’usage de l’Application. En d’autres mots, aucune compensation ne sera due en fonction (i) de l’endroit où l’Application est utilisée, (ii) du moment où l’Application est utilisée et/ou (iii) de l’appareil avec lequel l’Utilisateur accède à l’Application (ordinateur, smartphone ou PDA/smart device, etc.).

5.1.2. Si l’Utilisateur reçoit des informations confidentielles par l’intermédiaire de l’Application, l’Utilisateur traitera ces informations confidentielles de manière confidentielle, peu importe l’endroit où et/ou l’appareil avec lequel l’Utilisateur accède à l’Application (ordinateur, smartphone ou PDA/smart device, etc.).

5.1.3. En général, chaque Utilisateur doit utiliser l’Application d’une manière respectueuse et responsable.

5.1.4. Chaque Utilisateur est responsable de l’utilisation professionnelle, confidentielle, éthique et légale de l’Application et de ses composants. Chaque Utilisateur est également responsable de toutes les activités liées à son compte et ne peut partager ses données d’identification ou ses mots de passe avec quiconque.

5.1.5. L’Application ne sera utilisée que pour les affaires autorisées relatives à Vulpia conformément aux lois et règlements en vigueur.

5.1.6. L’Application ne peut être utilisée qu’avec une version autorisée des navigateurs Internet et des paramètres de sécurité qui ont été approuvés préalablement par Vulpia, peu importe l’endroit où et/ou l’appareil avec lequel l’Utilisateur accède à l’Application (ordinateur, smartphone ou PDA/smart device, etc.).

5.2. Utilisation interdite

5.2.1. Toute utilisation commerciale de l’Application (incluant, mais de manière non exhaustive, la vente ou la mise en location de fonctionnalités, d’adhésions ou d’inscriptions, l’utilisation de l’Application ou de certaines parties dans le seul but de générer des rentrées publicitaires ou d’abonnement, ou plus généralement l’organisation de concurrence déloyale ou la pose d’actes contraires aux pratiques commerciales loyales) est strictement interdite.

5.2.2. Il est interdit, avec quelque moyen technique que ce soit et de quelque manière que ce soit, de (chercher à) accéder à des parties qui ne sont pas mises publiquement en ligne. Il est également interdit, de quelque manière que ce soit et avec quelque moyen technique que ce soit, de surcharger, rendre inutilisable, modifier ou adapter cette Application, ainsi que d’ajouter ou de supprimer des éléments quelconques. Il est également interdit (i) de contourner les systèmes qui protègent la sécurité des informations de Vulpia ainsi que (ii) les protocoles d’identification ou les mesures de sécurité d’un hôte, d’un réseau, d’un compte ou la protection des droits de propriété d’un tiers.

5.2.3. Tout Utilisateur de l’Application s’abstiendra à tout moment de poser un acte, indépendamment des moyens techniques utilisés, qui puisse compromettre à n’importe quel moment ou de n’importe quelle manière le bon fonctionnement de l’Application.

5.2.4. L’Application ne peut pas être utilisée pour :

5.2.4.1. Les activités illégales, inappropriées ou contraires à l’éthique

5.2.4.2. Les activités trompeuses ou frauduleuses

5.2.4.3. Les activités entravant le fonctionnement normal de l’entreprise

5.2.4.4. Les activités qui violent les politiques, les secrets d’exploitation, les normes ou les directives de Vulpia

5.2.4.5. Les activités qui nuisent au rendement au travail.

5.2.5. L’Application ne peut être utilisée pour rechercher, transmettre, recevoir, imprimer ou stocker des photographies, du matériel visuel, des documents, des textes ou d’autres informations pouvant être considérés comme intimidants, humiliants, obscènes, discriminatoires ou offensants pour autrui en raison de leur race, leur origine ethnique, leur couleur de peau, leur sexe, leur orientation sexuelle, leur âge, leur handicap, leur état civil ou leurs convictions religieuses ou politiques.

5.2.6. L’Application ne peut être utilisée d’une manière diffamatoire, nuisible, menaçante, offensante, violente, intimidante ou malveillante à l’égard de toute autre personne ou identité, ou qui viole la vie privée de quiconque.

5.2.7. L’Application ne peut être utilisée pour diffuser des informations sensibles de l’entreprise et des secrets d’exploitation sans le consentement écrit préalable et spécifique de Vulpia.

5.2.8. L’Application ne peut être utilisée pour solliciter, faire de la publicité ou faire des affaires qui ne sont pas liées aux activités de Vulpia.

5.2.9. L’Application ne peut pas être utilisée pour accéder à des services de courrier électronique externes non professionnels sur le Web

5.2.10. L’Application ne doit pas être utilisée pour violer les droits d’une personne ou d’une entreprise protégée par des droits à la vie privée et à la protection des données, des droits d’auteur, des secrets commerciaux, des brevets ou autres droits de propriété intellectuelle ou des lois ou réglementations similaires en vigueur.

5.2.11. Sauf autorisation expresse de Vulpia ou autorisée par l’Application, l’Application ne peut être utilisée pour (i) le transfert de matériel protégé par le droit d’auteur, y compris, mais sans s’y limiter, la numérisation et la distribution de photographies de magazines, de livres ou d’autres sources protégées, de musique ou de logiciels protégés par le droit d’auteur pour lesquels Vulpia ou l’utilisateur ne possède pas de licence active, ou pour (ii) télécharger, installer, envoyer, recevoir ou sauvegarder du logiciel (par ex. : freeware, shareware) ou des données, ou pour (iii) transférer et/ou montrer à des tiers, en méconnaissant les valeurs de Vulpia, des documents, y compris mais non limités à des documents confidentiels, vidéos, messages, photographies, etc. mis à disposition par l’Application.

5.2.12. L’Application ne peut être utilisée pour participer à des activités sur des sites Web externes, sauf autorisation expresse de Vulpia.

5.2.13. L’utilisation d’un système (automatique) quelconque (incluant, mais de manière non exhaustive, des spiders et des robots), dans le but de créer un accès à l’Application de sorte que la quantité de messages envoyés soit plus élevée que la quantité réalisable par une seule personne dans le cadre d’une manipulation (manuelle) normale et à l’aide d’un navigateur web normal, est interdite. Par « messages », il faut notamment entendre les réponses et participations à des concours, les votes ou ce qu’on appelle les « likes », les questions, les requêtes, etc. même si un tel message donne suite ou répond à une demande (comme par ex. un concours) dans l’Application.

5.3. Conditions particulières concernant le Who’s Who

5.3.1. Lors de l’encodage d’informations dans le module “Who’s Who” de l’Application, le strict respect des règles suivantes est requis :

5.3.1.1. Les Utilisateurs doivent utiliser les informations du Who’s Who d’une manière respectueuse sur le plan professionnel et pour les activités autorisées internes à Vulpia, conformément aux lois et règlements en vigueur. Les Utilisateurs ne peuvent pas faire un usage abusif des données disponibles sur le Who’s Who et doivent les utiliser conformément aux procédures en vigueur.

5.3.1.2. Les Utilisateurs doivent s’assurer que les données du Who’s Who sont exactes, complètes et à jour.

5.3.1.3. Les Utilisateurs sont autorisés à télécharger leur photo dans le Who’s Who. Cette photo ne sera utilisée qu’à des fins professionnelles et doit respecter les directives suivantes : il doit s’agir d’une photo d’identité (tête et épaules seulement) qui est neutre (sans caractéristiques spécifiques) et acceptable (elle doit être considérée décente). Les données sur le Who’s Who n’affectent pas le contrat de travail ou la rémunération de l’Utilisateur.

5.3.1.4. L’utilisation non professionnelle du Who’s Who et de son contenu peut faire l’objet de mesures disciplinaires conformément à la législation en vigueur, aux règles internes de Vulpia et au règlement du travail. Conformément à la législation en vigueur, Vulpia se réserve le droit de supprimer les données publiées par les Utilisateurs sur le Who’s Who.

6. Responsabilité

6.1. L’utilisation, l’accès et/ou la consultation et l’utilisation de l’Application, de quelque nature que ce soit et de quelque manière que ce soit, se fait toujours sous la propre responsabilité de l’Utilisateur. Vulpia ne peut à cet égard être tenue responsable vis-à-vis de l’Utilisateur et/ou de tiers pour tout dommage, coût ou perte éventuellement subi(e), de quelque nature que ce soit (dommages directs ou indirects, dommages consécutifs, manque à gagner, perte de données ou perte d’une chance, etc.) même si cela devait découler d’une négligence ou d’un oubli dans la composition, la structure ou l’exploitation de l’Application ou de certaines de ses composantes.

6.2. Vulpia fait de son mieux pour veiller à ce que les informations, les données et les documents dans l’Application soient complets, actuels et précis mais ne peut jamais exclure des erreurs ou des lacunes. Vulpia ne donne par conséquent aucune garantie à cet égard. Vulpia ne peut jamais être tenue responsable de tout dommage ou perte, de quelque nature que ce soit, résultant de décisions que vous prendriez sur la base de données et/ou d’informations quelconques fournies dans l’Application. Vulpia se réserve le droit de modifier, d’adapter ou de supprimer à tout moment les informations ou les données dans l’Application.

6.3. Vulpia met tout en œuvre pour veiller à ce que l’Application soit accessible à tout moment, à un nombre normal d’Utilisateurs. Vulpia se réserve toutefois le droit d’interrompre ou de suspendre l’Application entièrement ou partiellement à tout moment, sans être tenue de le faire savoir à l’avance. Vulpia ne peut jamais être tenue responsable de tout dommage ou perte, de quelque nature que ce soit, résultant de l’arrêt, la suspension ou l’interruption, d’un retard, une panne technique ou autre dérangement, d’une disponibilité limitée ou d’une indisponibilité de l’Application, etc

6.4. Vulpia met tout en œuvre pour veiller à ce que l’Application soit accessible à tout moment, à un nombre normal d’Utilisateurs. Vulpia se réserve toutefois le droit d’interrompre ou de suspendre l’Application entièrement ou partiellement à tout moment, sans être tenue de le faire savoir à l’avance. Vulpia ne peut jamais être tenue responsable de tout dommage ou perte, de quelque nature que ce soit, résultant de l’arrêt, la suspension ou l’interruption, d’un retard, une panne technique ou autre dérangement, d’une disponibilité limitée ou d’une indisponibilité de l’Application, etc.

6.5. Vulpia met tout en œuvre pour protéger l’Application des bugs, virus, chevaux de Troie et spywares. Néanmoins, il ne peut être exclu que ceux-ci surviennent tout de même. Vulpia ne peut être tenue responsable de tout dommage en découlant et/ou de toute perte, de quelque nature que ce soit. Vulpia conseille à cet égard d’équiper votre ordinateur ou appareil du logiciel de protection nécessaire (tel qu’un anti-virus et un pare-feu). Si vous êtes amené à constater qu’un ou plusieurs des éléments susmentionnés se présente dans l’Application, nous vous prions de le signaler par le biais des données de contact de Vulpia que vous retrouvez dans l’Application.

6.6. L’envoi de certaines données, telles qu’e-mails, données à caractère personnel, numéros de carte de crédit, etc. se fait toujours aux propres risques de l’Utilisateur Vulpia met tout en œuvre pour veiller à un transfert sécurisé de ces données mais ne peut, à aucun moment, être tenue responsable d’un dommage quelconque qui résulterait de la perte de certaines données et/ou de l’interception de ces données par un tiers. Vulpia conseille à cet égard d’équiper votre ordinateur ou appareil des logiciels nécessaires, et de se montrer toujours prudent avec l’utilisation et la communication de vos informations et données personnelles.

6.7. Vulpia n’est pas responsable des messages qui sont l’œuvre de tiers, ni des dommages qui peuvent en résulter. Tous les textes, illustrations, données, vidéos ou autres matériels placés dans ces messages relèvent de la responsabilité exclusive de la personne dont ces données émanent.

7. Vie privée

Vulpia recueille des données personnelles dans cette Application. A cet égard, Vulpia s’engage à respecter à tout moment les lois et règlements en vigueur en matière de protection de la vie privée et des données personnelles, y compris le Règlement général sur la protection des données (« RGPD »). La politique de protection de la vie privée de se trouve sur l’Application.

8. Propriété intellectuelle

8.1. Vulpia a conclu un accord avec Recneps dans lequel sont déterminés, entre autres, les droits de propriété intellectuelle relatifs à l’Application. A l’exception du marquage de l’Application par Vulpia (c’est-à-dire le nom et le logo), Recneps détient tous les droits de propriété intellectuelle concernant l’Application. Chaque Utilisateur reconnaîtra et acceptera ces droits de propriété intellectuelle de Vulpia et Recneps et n’acquerra aucun droit à cet égard à la suite de l’utilisation de l’Application.

8.2. Il est strictement interdit de reproduire, diffuser, partager, vendre ou publier l’Application ou une partie quelconque de celui-ci, sous quelque forme que ce soit, sauf moyennant l’accord écrit préalable de Recneps et de Vulpia. La sauvegarde d’informations et/ou d’éléments de cette Application dans une base de données (électronique) ou autre n’est pas autorisée, à l’exception de la « mise en cache » automatique des informations par le navigateur.

8.3. En plaçant certaines données, textes, représentations et/ou d’autres fichiers en ligne, vous donnez automatiquement à Vulpia ainsi qu’à toutes les entreprises liées à Vulpia l’autorisation totale, également en ce qui concerne le droit à l’image, de reproduire, de communiquer gratuitement et sans droits le contenu de votre post et/ou de l’utiliser différemment, aussi bien dans cette Application que sur d’autres sites web ou applications, dans un ou plusieurs autres produits ou sur d’autres supports (tels que papier, internet, supports mobiles et digitaux, etc.)

8.4. Les hyperliens et/ou liens profonds vers cette Application ne sont autorisés qu’après autorisation expresse de Vulpia. En tout cas, après cette autorisation de Vulpia, chaque lien doit systématiquement renvoyer à la page d’accueil de cette Application.

9. Dispositions diverses

9.1. Ces conditions d’utilisation sont divisibles. Par conséquent, l’annulation d’une ou de plusieurs dispositions de celles-ci n’affecte nullement la validité des autres dispositions.

9.2. Si une partie de ces conditions d’utilisation est déclarée excessivement large, la disposition, nonobstant ce fait, sera exécutoire jusqu’au maximum autorisé par la loi. Si une partie de ces conditions d’utilisation est considérée comme totalement invalide, Vulpia la remplacera par une disposition qui se rapproche le plus possible de l’effet (économique) de la disposition déclarée nulle..

9.3. Ces conditions d’utilisation peuvent, même sans avertissement préalable, être adaptées en fonction, notamment, de changements de loi ou d’évolutions légales. Vous êtes dès lors invité à vérifier régulièrement si, des modifications ont été apportées et, le cas échéant, lesquelles.

9.4. Les modifications entrent en vigueur dès qu’elles sont publiées dans l’Application, sauf indication expresse contraire.

9.5. Seul le droit belge est d’application.

9.6. Tout litige, de quelque nature qu’il soit, qui découlerait de la consultation et/ou de l’utilisation de cette Application, relève de la compétence exclusive des tribunaux et cours de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles.

9.7. Pour toutes les questions relatives aux conditions d’utilisation actuelles, veuillez prendre contact par le biais des données de contact que vous trouverez sous « Contact » dans cette Application.

Politique de protection de la vie privée de l’application (« Politique »)

La présente Politique s’applique à tous les traitements de données à caractère personnel (« Données ») des Utilisateurs de l’Application. L’objectif de cette Politique est de vous informer de manière complète et transparente sur la manière dont nous traitons vos Données.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos Données est Care@Vulpia, dont le siège social est situé à 2930 Brasschaat, Ruiterijschool 6, sous le numéro d’entreprise 0885.883.479 (« Vulpia » ou « nous » ou « l’employeur »).

2. Sous-traitant et securité

Recneps SA, dont le siège social est situé à 2000 Anvers, Scheldestraat 11, sous le numéro d’entreprise 0667.513.616 dispose d’un système informatique sécurisé, qui a fait l’objet d’un contrôle préalable par Vulpia. Vos Données peuvent être transférées en dehors de l’Union Européenne, moyennant la mise en place des mesures adéquates définies dans le RGPD.

3. Finalités

Nous traitons vos Données dans le cadre de la gestion de l’Application, y compris pour vous fournir les services suivants : accès aux communications de Vulpia, méthodes de travail et aux documents HR, accès aux applications utiles pour vous tant que collaborateur Vulpia. En outre, nous faisons un traitement ultérieur de vos Données à des fins d’analyse statistique et de reporting interne de façon agrégée et anonymisée (notamment afin d’identifier les articles les plus lus, les appareils les plus utilisés et adapter la façon de communiquer aux préférences des Utilisateurs)

4. Liceite et proportionnalité

Nous traitons uniquement les Données qui sont nécessaires à la fourniture des services accessibles sur l’Application. Nous avons un intérêt légitime à traiter vos Données, notamment à des fins d’organisation du travail, de statistiques et de reporting. En effet, l’Application répond aux besoins de renforcer la collaboration entre tous les services et d’améliorer la rapidité des échanges d’informations vers les magasins et l’efficacité dans leur traitement. Enfin, nous traitons certaines Données dans le cadre d’obligations légales liées à la gestion des ressources humaines au sein de Vulpia.

5. Types de données

Le type de Données traitées varie en fonction de la qualité d’interne ou d’externe de l’Utilisateur de l’Application (respectivement Utilisateur Interne et Utilisateur Externe). L’évolution des services accessibles sur l’Application peut justifier l’envoi de données supplémentaires (auquel cas cette Politique sera modifiée). Utilisateurs Internes : identifiant Windows (Username), langue, nom, prénom, titre de fonction, nom du manager, adresse email professionnelle, numéro de téléphone professionnel fixe, statut (employé, cadre, ouvrier, externe), pays, entité légale, département, division, lieu de travail, bâtiment de travail, photo (facultatif) quand ces données sont connues par Vulpia. Utilisateurs Externes : Identifiant Windows (Username), langue, nom, prénom, adresse email professionnel, numéro de téléphone professionnel fixe, statut (employé, cadre, ouvrier, externe), pays, entité légale, département, lieu de travail, bâtiment de travail, photo (facultatif) quand ces données sont connues par Vulpia.

6. Vos droits

Vous pouvez à tout moment demander d’avoir accès à vos Données sur l’Application, de les corriger, d’en limiter le traitement et de les supprimer pour autant que cela n’entrave pas votre utilisation optimale de l’Application en faisant une demande auprès de votre directeur ou responsable de la résidence dans laquelle vous travaillez. Vous pouvez trouver de plus amples informations sur les conditions dans lesquelles vous pouvez exercer vos droits dans le règlement de travail.

7. Durée de conservation

Nous conservons vos Données dans l’Application pour la durée nécessaire pour la fourniture des services et pendant toute la durée du contrat de travail ou de la relation contractuelle avec Vulpia.

8. Commission vie privée

Nous sommes disponibles pour répondre à vos questions sur le traitement de vos Données. Malgré tout, si vous le jugez nécessaire, vous pouvez prendre contact avec la Commission Vie Privée (www.privacycommission.be).

9. Des questions sur vos données?

En cas de questions sur la manière dont nous traitons vos Données, n’hésitez pas à contacter notre équipe Data Protection.