Politique de confidentialité

Dernière modification le 8 Juin 2023.

Tout d’abord, nous sommes heureux que vous soyez intéressé par SPENCER (l’ « Application »). Nous faisons tout notre possible pour que vous n’ayez pas à vous soucier de la protection de vos Données personnelles lorsque vous utilisez l’Application.

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont nous utilisons les Données personnelles que vous nous fournissez lors de l’utilisation de l’Application.

Nous pouvons vous demander de nous communiquer certaines Données personnelles, notamment votre prénom, votre nom et votre adresse électronique (données d’identification). Pour certaines obligations spécifiques, il peut vous être demandé de nous fournir des données supplémentaires, telles que les données de facturation ou de paiement.

Nous ne recueillons que les Données personnelles nécessaires pour vous informer sur l’Application et services connexes, pour conclure un accord avec vous et pour vous contacter.

À cette fin, nous nous basons sur le contrat qui nous lie, notre intérêt légitime, votre intérêt vital et, dans certains cas, votre consentement (voir également section 2).

Si vous ne souhaitez pas partager de Données personnelles avec nous, vous ne pourrez pas utiliser l’Application et nous vous suggérons de la désinstaller sur votre appareil mobile.

Le traitement de vos Données personnelles est soumis à la présente déclaration de confidentialité. Si vous avez des questions concernant la présente politique de confidentialité et/ou le traitement de vos Données personnelles par le Responsable du traitement, veuillez consulter la page de confidentialité en ligne sur l’intranet du Responsable du traitement et introduire votre demande via le formulaire web disponible sur place.

1. Définitions

Par « Application » on entend l’application « SPENCER » qui est développée pour les appareils mobiles pour les systèmes d’exploitation iOS et Android, personnalisée et exploitée par Recneps NV, ayant son siège à 2000 Anvers (Belgique), Scheldestraat 11 et avec le numéro de TVA 0667.513.616, qui agit en tant que Sous-traitant à cet égard.

« Données personnelles » a la signification qui lui est donnée dans le Règlement général sur la protection des données n°2016/679, à savoir toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable (également désignée « Personne concernée »).

« Entreprise » désigne {{entreprise}}, ayant son siège à {{adresse}}, avec le numéro de TVA {{numéro}}, qui agit en tant que Responsable du traitement à cet égard.

« Responsable du traitement » a la signification qui lui est donnée dans le Règlement général sur la protection des données n°2016/679, qui détermine les finalités (le « pourquoi ») et les moyens (le « comment ») du traitement des Données personnelles. L’Entreprise sera qualifiée de Responsable du traitement concernant les Données personnelles traitées via l’Application.

Par « Société affiliée » on entend toute société qui est affiliée à l’Entreprise dans la mesure où elle remplit les conditions d’une « société affiliée » telles que définies dans le Code des sociétés et associations belge.

Le « Sous-traitant » a la signification qui lui est donnée dans le Règlement général sur la protection des données n°2016/679, à savoir celui qui traite les Données personnelles au nom et pour le compte du Responsable du traitement.

2. Finalités et fondements juridiques

• pour vous identifier en tant qu’utilisateur de l’Application;
• pour vous permettre d’utiliser l’Application et ses fonctionnalités, caractéristiques et services;
• pour traiter et répondre à toute plainte ou demande;
• nous aider à évaluer, corriger et améliorer l’Application et tous les produits ou services connexes;
• pour des raisons internes, y compris la gestion des affaires et le classement.

3. Confidentialité de vos Données personnelles

Chaque fois que vous nous communiquez des Données personnelles, nous traiterons ces informations conformément aux dispositions de la présente politique de confidentialité et aux obligations légales dans le cadre du traitement des Données personnelles, y compris le Règlement général sur la protection des données (RGPD) 2016/679.

Nous mettons en place des mesures et des procédures raisonnables pour sécuriser et protéger les Données personnelles que nous recueillons par le biais du site internet ou de manière générale par voie électronique. Ainsi, nous nous engageons, de manière raisonnable, à empêcher le traitement illicite de vos Données personnelles ainsi que la perte ou la suppression involontaire de celles-ci.

Nous assurons la sécurité de vos Données personnelles en limitant notamment leur accès aux personnes qui ont besoin de les connaître (par exemple : seuls les employés, Sociétés affiliées ou sous-traitants du qui ont besoin de vos Données personnelles aux fins décrites dans le section 2 recevront l’autorisation d’accéder aux données).

4. Comment l’Entreprise collecte-t-elle vos Données personnelles et combien due temps les conserve-t-elle ?

Collecte des données

Nous recueillons vos Données personnelles – sans être exhaustif – dans les cas suivants:

• lorsque vous remplissez le formulaire d’inscription personnalisé par nos soins pour vous inscrire à l’Application;
• lors de l’envoi d’une plainte ou d’une demande d’information sur l’Application (en utilisant le formulaire prévu à cet effet);
• lorsque vous nous appelez, nous envoyez un courriel ou correspondez avec nous d’une autre manière que par le biais de l’Application.

Nous évitons la collecte de Données personnelles qui ne sont pas nécessaires pour la poursuite des finalités énoncées au section 2.

Conservation des données

Les Données personnelles seront conservées et traitées par nos soins pendant la durée nécessaire aux fins du traitement.

Les Données personnelles de nos employés seront supprimées 1 ans après la dernière fois que vous vous êtes connecté à l’Application, à l’exception des Données personnelles que nous devons conserver plus longtemps en raison d’obligations légales spécifiques ou en cas de litige(s) en cours.

Veuillez noter que la suppression de l’Application de votre appareil n’entraîne pas une suppression ou une anonymisation de vos Données personnelles. Vous devez nous contacter si vous souhaitez que vos Données personnelles soient supprimées.

5. À qui rapportons-Nous vos Données à caractère personnel ?

Nous ne partageons pas vos Données personnelles à des partenaires ou des sous-traitants basés dans des pays hors de l’Espace économique et européen (« EEE »), sauf si nous avons mis en place des clauses contractuelles (telles que fournies par la Commission européenne).

En outre, nous ne transférerons pas de Données personnelles à des tiers situés au sein de l’EEE sans votre autorisation, sauf :

• lorsqu’un tel transfert est nécessaire pour permettre à des associés, des agents, des sous-traitants, des fournisseurs ou des partenaires de fournir un service ou d’accomplir une mission en notre nom;
• si cela est requis par la réglementation applicable.

Tout transfert de Données personnelles à l’un des tiers mentionnés dans la liste ci-dessus, se fait dans les conditions prévues dans le Règlement général sur la protection des données n°2016/679.

Nous nous assurons que des mesures sont prises pour garantir que les tiers ne peuvent pas utiliser vos Données personnelles à d’autres fins que celles mentionnées dans le section 2, et que ces tiers ont pris les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour protéger les données concernées.

Nous mettons en place des accords de traitement des données avec les tiers susmentionnés et, le cas échéant, des clauses contractuelles types telles que fournies par la Commission européenne, afin de garantir la sécurité des Données personnelles.

Enfin, nous prendrons toutes les mesures de précaution nécessaires pour garantir que nos employés et partenaires qui ont accès aux Données personnelles traiteront ces données exclusivement conformément à la présente déclaration de confidentialité et aux obligations découlant du Règlement général sur la protection des données n°2016/679.

6. Droits de la personne concernée

En vertu de la législation belge et européenne relative à la protection des données, vous disposez des droits mentionnés ci-dessous.

Comment puis-je exercer mes droits ?

Vous pouvez exercer vos droits via la page de protection en ligne sur l’intranet de la Société, en utilisant le formulaire disponible sur place. S’il n’y a pas de certitude raisonnable quant à votre identité, nous pouvons vous demander d’envoyer une copie du recto de votre carte d’identité.

Y a-t-il des coûts associés à cette démarche ?

Vous pouvez exercer vos droits gratuitement, sauf si votre demande est manifestement infondée ou disproportionnée, notamment en raison de son caractère répétitif. Dans ce cas – conformément à la législation concernée – nous avons le droit et le choix (i) de vous facturer des frais raisonnables (dans ce cas, les coûts administratifs sont pris en compte pour fournir l’information ou la communication demandée et les coûts associés à la prise des mesures demandées), ou (ii) de refuser de donner suite à votre demande.

Sous quel format dois-je recevoir une réponse ?

Lorsque vous soumettez votre demande par voie électronique, les informations sont, dans la mesure du possible, fournies par voie électronique, sauf demande contraire de votre part. Dans tous les cas, nous vous fournirons une réponse brève, transparente, intelligible et facile d’accès.

Quand recevrai-je une réponse ?

Nous répondrons le plus rapidement possible à votre demande, et en tout état de cause dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande. En fonction de la complexité des demandes et du nombre de demandes, ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires, si nécessaire. En cas de prolongation du délai, nous vous informerons dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.

Le droit d’accès aux Données personnelles

Vous avez le droit de nous demander de vous fournir toutes les Données personnelles que nous détenons à votre sujet, à condition que cette demande d’accès n’est pas pour conséquence que les droits d’autres personnes concernées soient pas affectés.

Vous avez également le droit de recevoir gratuitement une copie des données traitées sous une forme intelligible. La Société peut facturer des frais raisonnables pour couvrir ses coûts administratifs pour toute copie supplémentaire que vous demandez.

Le droit de rectification des Données personnelles

Vous avez le droit de corriger sans délai les Données personnelles incomplètes, erronées, inappropriées ou périmées.

Afin de maintenir vos données à jour, nous vous demandons de nous informer de tout changement, tel qu’un changement d’adresse, un changement d’adresse e-mail ou un renouvellement de votre carte d’identité. Ces changements peuvent être communiqués via les outils correspondants.

Le droit d’effacement des Données personnelles

Dans certaines circonstances, vous avez le droit d’effacer vos Données personnelles sans retard injustifié.

Ces circonstances sont notamment les suivantes :

• l’inutilité de conserver plus longtemps les Données personnelles en relation avec les finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées;
• le retrait du consentement au traitement fondé sur le consentement;
• le traitement qui est effectué à des fins de marketing direct; et
• dans le cas où les Données personnelles ont été traitées illégalement.

Toutefois, il existe certaines exclusions générales du droit d’effacement. Ces exclusions générales comprennent les cas le traitement de vos données est nécessaire :

• pour l’exercice du droit à la liberté d’expression et d’information;
• pour le respect d’une obligation légale; où
• pour l’établissement, l’exercice ou la défense d’actions en justice.

Le droit de limiter le traitement des Données personnelles

Dans les circonstances suivantes, vous avez le droit de limiter le traitement de vos Données personnelles :

• pour contester l’exactitude des Données personnelles;
• lorsque le traitement est illégal mais que vous ne souhaitez pas que les Données personnelles soient effacées; ou
• lorsque vous vous êtes opposé au traitement, en attendant la vérification de cette opposition.

Lorsque le traitement a été limité sur cette base, nous pouvons continuer à stocker vos Données personnelles. Toutefois, nous ne les traiterons qu’avec votre consentement explicite, pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits légaux, pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale, ou pour des raisons d’intérêt public important.

Le droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos Données personnelles, dans les circonstances suivantes :

• lorsque nous traitons vos Données personnelles à des fins de marketing direct (y compris le profilage à ces fins) sur la base de notre intérêt légitime ; et
• pour des motifs liés à votre situation particulière (circonstances personnelles particulières).

Le droit à la portabilité des données

Si vous souhaitez exercer votre droit à la portabilité des données, nous enverrons les Données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine à un responsable de traitement de votre choix.

Le droit de retirer son consentement

Vous avez le droit de retirer votre consentement au traitement de vos données si ce traitement est fondé sur le consentement. Le retrait de ce consentement ne porte pas atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.

Le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données (« Gegevensbeschermingsautoriteit ») par e-mail à contact@apd-gba.be ou par une demande écrite à 1000 Bruxelles (Belgique), Drukpersstraat 35, si vous considérez que le traitement de vos données personnelles constitue une violation de la règlementation applicable aux données à caractère personnel.

7. Liens avec des tiers

L’Application peut contenir des liens vers d’autres sites internet que nous ne contrôlons pas. Bien que nous fassions tout notre possible pour nous assurer que les liens mènent exclusivement à des sites internet qui ont des normes de sécurité et de confidentialité correspondantes, nous ne sommes pas responsables de la protection et de la confidentialité des Données personnelles que vous communiquées sur d’autres sites internet, après avoir quitté l’Application.

Nous vous conseillons de consulter la déclaration de confidentialité qui s’applique sur le site internet ou l’application concerné avant de communiquer vos Données personnelles.

8. Modifications

Nous avons le droit de modifier la présente déclaration de confidentialité à tout moment en publiant une nouvelle version sur l’Application.

Nous vous recommandons de consulter régulièrement l’Application afin de prendre connaissance des modifications apportées à la présente déclaration de confidentialité.

En tout état de cause, vous serez informé par courrier électronique de toute modification apportée à la présente déclaration de confidentialité si nous avons votre adresse e-mail.