Politique de confidentialité
Modifiée pour la dernière fois le 8 avril 2020.
Tout d’abord, nous sommes heureux que vous vous intéressiez à SPENCER.
SPENCER est fourni et géré par RECNEPS. RECNEPS et alphacrédit (ci-après “Nous” ou “Notre”) font tous deux le maximum pour assurer la protection de vos données personnelles pendant l’utilisation de l’application.
Pour utiliser l’application, vous devez vous connecter avec les données d’identification de votre entreprise. Au fur et à mesure que vous vous connecterez, l’application obtiendra et pourra saisir certaines données personnelles vous concernant. Il peut s’agir, entre autres, de votre prénom, de votre nom, de votre adresse électronique, de votre service, de votre fonction, de l’emplacement de votre bureau, de votre numéro de téléphone, etc. (les “données à caractère personnel”).
Si vous ne souhaitez pas nous communiquer de données personnelles, vous ne pourrez pas utiliser l’application et nous vous suggérons de ne pas vous connecter.
Nous ne recueillons que les données personnelles nécessaires au fonctionnement optimal de l’application.
Les données personnelles que RECNEPS obtient de votre employeur ou de vous, lorsque vous utilisez la demande, sont soumises à la présente déclaration de confidentialité. Si vous avez des questions ou des remarques concernant cette déclaration, veuillez contacter FACR.CDO@alphacredit.be.
En utilisant l’application, vous confirmer avoir connaissance de l’utilisation de vos données personnelles conformément à la présente déclaration de confidentialité.
1. Définitions
L’”Application” désigne un produit logiciel, consistant en une couche de cloud intelligente qui se connecte aux solutions d’entreprise existantes pour unifier des processus fragmentés, sous la forme d’une application conviviale appelée SPENCER.
Le “Responsable du traitement” a la signification définie dans le règlement général sur la protection des données 2016/679. L’employeur sera qualifié de responsable du traitement des données à caractère personnel dans le cadre de la candidature qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel.
Le terme “employeur” désigne la société pour laquelle vous travaillez, le contrôleur des données personnelles et le titulaire de la licence de l’application Spencer, sous réserve des dispositions d’un accord de produit, alphacrédit.
Les “données à caractère personnel” ont la signification définie dans le règlement général sur la protection des données 2016/679, à savoir toute information concernant une personne physique ou une personne concernée identifiée ou identifiable.
Le “sous-traitant” a la signification définie dans le règlement général sur la protection des données 2016/679. RECNEPS sera qualifié de Responsable du traitement concernant le traitement des données personnelles dans le cadre de la candidature, qui traite les données personnelles au nom de l’employeur.
“RECNEPS” désigne la SA RECNEPS, une société dont le siège social est situé à 2000 Anvers, Scheldestraat 11, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises de Belgique sous le numéro 0667.513.616, responsable du traitement des données à caractère personnel que vous nous fournissez et propriétaire/constructeur de la demande.
2. La confidentialité de vos données personnelles
Chaque fois que vous, en tant qu’utilisateur, soumettez des données personnelles, nous traiterons ces informations conformément aux dispositions de la présente déclaration de confidentialité et à toute obligation légale applicable au traitement des données personnelles, y compris le règlement général sur la protection des données (GDPR) 2016/679.
Nous nous engageons à protéger vos données personnelles conformément à toutes les lois applicables, ainsi qu’aux engagements énoncés dans la présente déclaration de confidentialité. Nous établirons des procédures appropriées pour sécuriser et protéger les données que nous collectons via l’application ou via la correspondance électronique.
Nous nous engageons ainsi à prévenir le traitement illégal des données personnelles et la perte ou la liquidation involontaire de vos données personnelles. Malgré ces précautions, Nous ne pouvons pas garantir que vos Données Personnelles sont protégées lorsqu’elles sont affichées ou communiquées d’une autre manière par des moyens non sécurisés.
Nous optimisons la sécurité de vos données personnelles en limitant l’accès à vos données personnelles aux personnes qui en ont besoin (par exemple : seuls les employés de l’employeur ou de RECNEPS ou les associés et sous-traitants qui ont besoin de vos données aux fins décrites ci-dessous recevront l’autorisation d’accéder aux données).
3. Comment recueillons-nous vos données personnelles ? Et pendant combien de temps sont-elles conservées ?
Nous recueillons vos données personnelles :
• Lorsque vous vous connectez à l’application ;
• Lorsque vous accédez et utilisez l’application ;
• Lorsque vous déposez une plainte ou demandez des informations ;
• Lorsque vous nous appelez, nous envoyez un courrier ou correspondez avec nous par un autre moyen que la demande.
Nous pouvons combiner les données personnelles que nous recueillons via l’application avec les informations que vous nous fournissez d’une autre manière ou que des tiers nous livrent. Nous pouvons conserver ces informations dans une base de données combinée ou dans plusieurs bases de données séparées.
Nous ne conserverons et ne traiterons pas vos données personnelles plus longtemps que nécessaire, et en tout cas pas plus longtemps qu’une période de deux ans après la dernière fois que vous vous êtes connecté à la demande.
Nous évitons la collecte de données à caractère personnel qui ne sont pas pertinentes pour les objectifs énoncés à l’article 4.
4. Que faisons-nous de vos données personnelles ?
Nous pouvons utiliser les données personnelles que nous recueillons aux fins suivantes :
• Pour vous identifier en tant qu’utilisateur dans la demande ;
• Pour vous permettre de faire usage de la demande ;
• Pour faire des suggestions de contenu et de fonctionnalités pertinentes ;
• Pour traiter et traiter les éventuelles plaintes ou demandes ;
• Pour nous aider à évaluer, corriger et améliorer la demande et tout produit ou service connexe ;
• Pour des raisons internes, y compris la gestion des affaires et le classement.
Outre les objectifs spécifiques pour lesquels nous pouvons traiter vos données personnelles, nous pouvons également traiter vos données personnelles lorsque ce traitement est nécessaire pour le respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis, ou pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux d’une autre personne physique.
Veuillez ne pas nous fournir les données personnelles d’une autre personne, sauf si nous vous y invitons.
5. À qui communiquons-nous vos données personnelles ?
Nous ne transférerons pas vos données personnelles à des tiers en dehors de l’Union européenne, sauf à des sous-traitants en dehors de l’Union européenne avec lesquels des accords sont en place, offrant les garanties légales minimales requises par le règlement général sur la protection des données (GDPR) 2016/679.
En outre, nous ne transférerons pas vos données personnelles à des tiers à l’intérieur de l’Union européenne sans votre autorisation, sauf
• Aux sociétés affiliées ;
• Lorsque ces données sont nécessaires pour permettre aux employés, agents, sous-traitants, fournisseurs ou partenaires commerciaux de fournir un service ou d’accomplir une tâche dans le cadre de l’accord de produit entre RECNEPS et l’employeur (y compris la fourniture d’un support marketing, l’accomplissement d’une étude de marché ou la fourniture de services à la clientèle) ;
• Si la loi l’exige.
Tout transfert de données personnelles à l’un des tiers mentionnés dans la liste ci-dessus est conforme aux dispositions du règlement général sur la protection des données (RPD) 2016/679.
Nous veillons à ce que des mesures soient prises pour que des tiers ne puissent pas utiliser vos données personnelles à d’autres fins que celles mentionnées au point 4, et que ces tiers aient pris les mesures techniques et organisationnelles nécessaires.
Nous aurons des accords de traitement des données avec les tiers susmentionnés afin de garantir la sécurité des données.
Nous prendrons toutes les mesures de précaution nécessaires pour garantir que nos employés, associés et sous-traitants qui ont accès aux données personnelles traiteront ces données personnelles exclusivement conformément à la présente déclaration et à nos obligations en vertu de la réglementation sur la protection de la vie privée.
6. Droits de la personne concernée
En vertu de la législation belge et européenne relative à la protection des données, vous disposez des droits suivants. Si vous souhaitez exercer les droits mentionnés ci-après concernant vos données à caractère personnel, vous devez nous envoyer une demande écrite et fournir une copie de votre carte d’identité à FACR.CDO@alphacredit.be.
Nous vous informerons dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande des mesures qui seront prises. Nous pouvons prolonger ce délai d’un mois jusqu’à un maximum de trois mois, auquel cas vous serez informé des raisons de ce retard dans le mois suivant la demande initiale.
Le droit d’accès aux données à caractère personnel
Vous avez le droit de nous demander de vous fournir toutes les données personnelles que nous détenons à votre sujet, à condition que les droits des autres personnes concernées ne soient pas affectés.
Le droit de rectification des données à caractère personnel
Nous vous demandons de bien vouloir nous aider à faire en sorte que les données personnelles figurant dans nos dossiers soient aussi exactes et à jour que possible. Si vous pensez que les données personnelles qui nous sont soumises sont incorrectes ou incomplètes, veuillez-nous en informer comme décrit ci-dessus. Nous corrigerons ou adapterons vos données personnelles dès que possible.
Le droit à l’effacement des données à caractère personnel
Dans certaines circonstances, vous avez le droit d’effacer vos données à caractère personnel sans délai excessif. Ces circonstances sont les suivantes :
• L’inutilité de conserver plus longtemps les données à caractère personnel par rapport aux objectifs pour lesquels elles ont été collectées ou autrement traitées ;
• Le retrait du consentement au traitement fondé sur le consentement ;
• Le traitement qui est effectué à des fins de commercialisation directe ;• Au cas où les données à caractère personnel auraient été traitées illégalement.
Toutefois, il existe certaines exclusions générales du droit à l’effacement. Ces exclusions générales comprennent les cas où le traitement est nécessaire :
• Pour l’exercice du droit à la liberté d’expression et d’information ;
• Pour le respect d’une obligation légale ; ou
• Pour l’établissement, l’exercice ou la défense d’actions en justice.
Le droit de limiter le traitement des données à caractère personnel
Dans les circonstances suivantes, vous avez le droit de limiter le traitement de vos données à caractère personnel :
• Pour contester l’exactitude des données à caractère personnel ;
• Lorsque le processus est illégal mais que vous ne souhaitez pas que les données à caractère personnel soient effacées ; ou
• Lorsque vous vous êtes opposé au traitement, en attendant la vérification de cette objection.
Lorsque le traitement a été limité sur cette base, nous pouvons continuer à stocker vos données personnelles. Toutefois, nous ne les traiterons qu’avec votre consentement explicite, pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits légaux, pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale, ou pour des raisons d’intérêt public important.
Le droit d’opposition au traitement des données à caractère personnel
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles.
Le droit à la portabilité des données
Si vous souhaitez exercer votre droit à la portabilité des données, l’employeur (en tant que responsable du traitement) enverra les données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine à un responsable du traitement de votre choix.
Le droit de retirer son consentement
Dans la mesure où la base juridique du traitement de vos données à caractère personnel est le consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Toutefois, le retrait n’affectera pas la légalité du traitement avant le retrait.
Le droit de porter plainte auprès d’une autorité de contrôle
Vous pouvez à tout moment contacter la Commission belge de la protection de la vie privée en envoyant un e-mail à commission@privacycommission.be ou en adressant une demande écrite à la Commission de la protection de la vie privée, située rue des Rois 35, 1000 Bruxelles.
7. Géolocalisation
En accordant explicitement dans l’application l’autorisation d’utiliser vos données de localisation, vous acceptez que votre appareil mobile puisse être utilisé pour détecter votre présence dans l’un des bureaux de votre employeur pendant l’utilisation de l’application.
Nous ne suivrons jamais votre position GPS, mais la demande détectera que vous entrez dans un périmètre défini par votre employeur. Ces informations peuvent être utilisées pour fournir des services spécifiques à un lieu, notamment des suggestions de salles de réunion, la disponibilité des collègues, des informations spécifiques au bureau, des communications d’urgence, le menu du déjeuner, etc.
Nous conserverons ces informations pendant la durée limitée de 8 heures.
Vous pouvez à tout moment renoncer à l’utilisation de votre appareil mobile pour des services de géolocalisation. Notre FAQ contient une section consacrée à la procédure à suivre.
8. Liens vers des tiers
La demande peut contenir des liens vers d’autres sites web qui ne sont pas contrôlés par nous. Bien que nous fassions tout notre possible pour nous assurer que les liens figurant sur la candidature mènent exclusivement à des sites web qui partagent nos normes de sécurité et de confidentialité, nous ne sommes pas responsables de la protection et de la confidentialité des données, notamment des données personnelles, que vous soumettez sur d’autres sites web après avoir quitté la candidature. Avant de soumettre des données personnelles sur d’autres sites ou dans d’autres applications, nous vous recommandons de procéder avec précaution et de consulter la déclaration de confidentialité qui s’applique sur le site web concerné.