Comment Vulpia a combattu le coronavirus grâce à une meilleure communication interne.

Comment Spencer a-t-il aidé Vulpia malgré la Covid-19 ?

Vulpia est une organisation belge axée sur les services qui fournit des soins de qualité aux personnes âgées depuis 1996. Elle compte des maisons de repos et des centres de soins résidentiels dans tout le pays. Pour Vulpia, une approche humaine, avec respect et attention pour tous les résidents, est essentielle. Pour pouvoir assurer des soins de qualité à plus de 3500 personnes âgées dans plus de 40 centres à travers le pays, Vulpia emploie plus de 2 500 personnes. C’est pourquoi, la communication avec leurs employés est une de leur première préoccupation.

Spencer aide les organisations décentralisées à communiquer efficacement avec différents groupes d’employés grâce à l’intelligence artificielle. Spencer étudie et s’adapte aux habitudes des gens pour accroître l’engagement des employés.

« Dans chaque pays, le respect pour les personnes travaillant dans le secteur de la santé a énormément augmenté. Il n’en va pas autrement ici, chez Spencer. Et nous sommes heureux qu’en ces temps difficiles, nous puissions au moins aider à faciliter la communication interne ».

Vous êtes impatient de savoir comment Spencer peut aider votre organisation à rendre la communication avec vos employés plus efficace ? Discutons-en !

Une meilleure connexion entre le siège et chaque centre de soins à travers le pays.

Vulpia devait trouver une solution pour toucher les employés de manière directe. Une solution qui est à portée de main de chacun et qui ne nécessite pas d’adresse e-mail professionnelle. Le but est de rétablir le contact entre le siège social et chaque centre de soins.

Vulpia devait trouver une solution pour toucher les employés de manière directe. Une solution qui est à portée de main de chacun et qui ne nécessite pas d’adresse e-mail professionnelle. Le but est de rétablir le contact entre le siège social et chaque centre de soins.

Mehdi Van Nuijs, Cluster Manager @ Vulpia — Reconnecter le siège social et les centres de soins

Il fonctionne parfaitement avec les systèmes que Vulpia avait déjà en place.

Vulpia a choisi de travailler avec Spencer pour plusieurs raisons. L’approche de Spencer semblait être tout à fait en accord avec la façon dont Vulpia travaille. En effet, la solution proposée par Spencer permet une connexion facile avec les systèmes existants et d’innombrables autres intégrations. Ce qui en fait un bon choix pour l’avenir.

Laissez vos employés décider d’utiliser Spencer ou non.

Vulpia est une organisation qui s’appuie encore beaucoup sur la communication face à face et imprimée avec ses employés. Pour eux, Spencer est considéré comme un outil de communication supplémentaire que chacun est libre d’installer ou non. C’est la solution de communication personnelle, qui permet aux employés de recevoir des informations où qu’ils soient.

Savoir suivre le rythme de la communication interne dès le début de la Covid-19.

S’il y a un endroit où une communication interne claire fait la différence entre la vie et la mort, c’est dans le secteur des soins de santé.

Un mois seulement après le lancement de Spencer par Vulpia, le coronavirus a frappé. Pendant toute crise, la communication joue un rôle crucial. Lors de la COVID-19, c’est encore plus vrai. Tous les deux jours, le gouvernement belge envoie des mises à jour avec de nouvelles directives et orientations. Celles-ci devaient être connues et comprises par tous les membres de l’organisation et être mises en œuvre pratiquement immédiatement.

Partager des messages différents avec des audiences différentes.

Pendant le confinement, il fallait envoyer à chacun de nouvelles informations et indications, et ce, jusqu’à trois fois par jour. C’est là que Spencer est entré en jeu. Avec Spencer, vous pouvez facilement envoyer différents messages à des audiences différentes. Ainsi, si vous êtes par exemple un gardien ou un infirmier, vous obtenez les informations exactes nécessaires pour faire votre travail.

« Vulpia a veillé à ce que ses équipes reçoivent des briefings quotidiens avec des instructions très claires. De plus, nos collaborateurs ont pu revoir les informations chaque fois que cela était nécessaire. Pour ce faire, les équipes de Vulpia pouvaient compter sur Spencer ».

Communiquer avec confiance en temps de crise.

Lorsque l’on travaille avec des supports papiers, on n’est jamais certain que l’information ait été vue. Les affiches deviennent obsolètes et lorsqu’elles ne sont pas retirées à temps, les informations qui ne sont plus pertinentes restent encore présentes. Maintenir les informations sur papier à jour demande simplement beaucoup d’efforts.

Avec Spencer, la communication interne devient beaucoup plus simple. Vous écrivez le message, vous choisissez l’audience visée et vous publiez simplement. De plus, vous êtes certain que tout le monde reçoit l’information simultanément. Pendant une crise, ce n’est pas un détail. C’est essentiel.

« Pendant une crise, le fait de devoir utiliser différents canaux de communication pour atteindre tout le monde complique tout. C’est pourquoi, je préfère travailler avec Spencer ».

Dans la plupart des entreprises, les cadres ne sont pas toujours dotés de grandes compétences en matière de communication. C’est pourquoi, la plupart du temps, les messages ne sont pas transmis comme prévu. Avec Spencer, les messages ne changent pas lorsqu’ils sont transmis. Ils comportent toutes les subtilités et chaque virgule et point que vous y mettez. Ils produisent l’effet désiré.

Ann Houtmeyers, directrice de 2 centres de soins résidentiels @ Vulpia — La communication indirecte avec les employés modifie votre message.

C’est si facile que toutes les générations savent l’utiliser.

La plupart des organisations ont des employés de toutes générations. Le fait est que tout le monde n’est pas aussi habile lorsqu’il s’agit de communication numérique. Il en va de même pour Vulpia. Certains employés n’ont qu’une expérience limitée des solutions numériques. Mais cela ne les empêche pas d’utiliser Spencer.

« Il n’y a pas du tout de courbe d’apprentissage. Pas pour ceux qui utilisent Spencer quotidiennement, ni pour les gens comme moi qui mettent du contenu dans Spencer. Pour la plupart des choses, il fonctionne de manière très intuitive. Et c’est quelque chose que j’apprécie ».

L’utilisation de Spencer est sans effort. Tant pour les responsables de la communication que pour les utilisateurs quotidiens.

Mehdi Van Nuijs, Cluster Manager @ Vulpia — C’est si facile que toutes les générations savent l’utiliser.