Verbrugge Connect

Versie: 01-12-2025-v1

Gebruik van Verbrugge Connect

Deze privacyverklaring beschrijft hoe Verbrugge International B.V. (hierna: Verbrugge) persoonsgegevens verwerkt in het kader van het gebruik van Verbrugge Connect, het communicatieplatform dat draait op het Spencer-platform van Recneps NV (Spencer).

1. Doeleinden van de verwerking

Verbrugge verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het aanmaken en beheren van gebruikersaccounts binnen Verbrugge Connect

• Het beschikbaar stellen van interne bedrijfsinformatie (zoals nieuws, documenten, bedrijfsprocessen, evenementen en relevante links)

• Interne communicatie tussen organisatie en medewerkers

Deze verwerkingen zijn noodzakelijk voor:

• Het gerechtvaardigd belang van Verbrugge om medewerkers te informeren en te faciliteren in hun werkzaamheden

• En/of de uitvoering van de arbeidsovereenkomst

2. Categorieën persoonsgegevens

Voor het gebruik van Verbrugge Connect verwerken wij uitsluitend de volgende persoonsgegevens:

Identificatie- en contactgegevens

• Naam en geboortedatum

• Zakelijk e-mailadres

• Privé-e-mailadres en privé-telefoonnummer (uitsluitend indien geen zakelijk e-mailadres is verstrekt)

Arbeid gerelateerde gegevens

• Functie, afdeling, standplaats

• Contractuele werkgever

• Datum van indiensttreding

Gebruiker gegenereerde inhoud

• Door de gebruiker ingevoerde informatie in de vorm van tekst, afbeeldingen of antwoorden op polls, formulieren, evenementen of reacties op berichten

Gebruik van de applicatie

• Spencer verzamelt uitsluitend geanonimiseerde en geaggregeerde statistieken over het algemene gebruik van het platform

• Er worden geen bijzondere persoonsgegevens verwerkt en Spencer verzamelt geen aanvullende gegevens buiten hetgeen door Verbrugge wordt aangeleverd

3. Bron van de gegevens

De persoonsgegevens worden door de HR-afdeling van Verbrugge aangeleverd aan Spencer om medewerkers te kunnen identificeren en toegang te geven tot het platform.

4. Verwerkers en doorgifte

Verbrugge maakt gebruik van Spencer als verwerker.

• Met Spencer is een verwerkingsovereenkomst gesloten die voldoet aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

• Spencer maakt gebruik van derde partijen binnen de Europese Unie die gegevens opslaan en verwerken

In een enkel geval maakt Spencer gebruik van derde partijen gevestigd in de Verenigde Staten, conform het uitvoeringsbesluit EU 2023/1795:

Mailchimp / Mandrill

• Gebruikte data: naam en e-mailadres

• Doel: versturen van e-mails voor activatiegegevens, notificaties en verzameling van nieuwsitems

5. Bewaartermijn

Gegevens worden bewaard volgens:

• De verwerkingsovereenkomst

• De “Verbrugge privacyverklaring werknemers”

Zodra een medewerker uit dienst treedt:

• Wordt het account gedeactiveerd

• Worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd volgens het interne HR-beleid en wettelijke bewaartermijnen, of eerder conform de verwerkingsovereenkomst

6. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben, conform de AVG, recht op:

• Inzage in hun persoonsgegevens

• Rectificatie of verwijdering

• Beperking van de verwerking

• Overdraagbaarheid van gegevens

• Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang

Verzoeken kunnen worden ingediend via de contactgegevens in de algemene privacyverklaring van Verbrugge.

7. Beveiliging

Verbrugge en Spencer treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• Verlies

• Misbruik

• Onbevoegde toegang

• Onrechtmatige verwerking

8. Verwijzing naar algemene privacyverklaring

Voor aanvullende informatie – zoals gegevens van de Functionaris Gegevensbescherming (FG), beveiligingsmaatregelen, klachtenprocedures en algemene bewaartermijnen – verwijzen wij naar de algemene privacyverklaring van Verbrugge International.