Privacy Policy

Privacy kennisgeving voor werknemers

Gelieve deze Privacy Kennisgeving aandachtig te lezen. Er wordt in uitgelegd waarom en hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, hoe wij deze beschermen en voor hoelang wij deze bewaren. Wij houden uw gegevens zo veilig als redelijkerwijze mogelijk en beschermen deze tegen verlies en ongeoorloofde verstrekking of toegang en wij behandelen uw persoonsgegevens mits strikte naleving van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (‘AVG’ in Nederlands, beter gekend als ‘GDPR’ wat staat voor General Data Protection Regulation).

1. Wie zal mijn persoonsgegevens verwerken?

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens zijn de volgende juridische entiteiten:

• Vanbreda Risk & Benefits NV

• Plantin en Moretuslei 297
  2140 Antwerpen

• KBO-nummer: 0404055676

• Vanbreda Ausloos NV

• Brusselsesteenweg 6 bus 6
  3020 Herent

• KBO-nummer: 0474.182.421

• Vanbreda Credinco NV

• Miksebaan 236 B1
  2930 Brasschaat

• KBO-nummer: 0462.175.702

• Justitia NV

• Plantin en Moretuslei 301
  2140 Antwerpen

• KBO-nummer: 0404479211

• Vanbreda Geerts NV

• Looiweg 1
  2310 Rijkevorsel

• KBO-nummer: 0466513679

• Vanbreda Huysmans NV

• Veemarkt 1
  2800 Mechelen

• KBO-nummer: 0478505552

• Vanbreda Missinne NV

• Nieuwstraat 19
  8610 Kortemark

• KBO-nummer: 0426.071.906

• Vanbreda Cornelis NV

• Hundelgemsesteenweg 306
  9820 Merelbeke

• KBO-nummer: 0425.054.196

• Vanbreda Mediùs NV

• Plantin en Moretuslei 297
  2140 Antwerpen

• KBO-nummer: 0406.096.042

• Vanbreda Marine NV

• Plantin en Moretuslei 297
  2140 Antwerpen

• KBO-nummer: 0404055676

Hierna genoemd “Vanbreda”

2. Wat zijn de rechtsgronden, soorten persoonsgegevens en doeleinden voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

2.1 Mogelijke rechtsgronden

Vanbreda zal uw persoonsgegevens op rechtmatige wijze verwerken en dit hoofdzakelijk op basis van één van de volgende (relevante) rechtsgronden:

• omdat het noodzakelijk is met het oog op het sluiten en de uitvoering van de arbeidsovereenkomst (‘Contract’);

• omdat het noodzakelijk is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (‘Wettelijke verplichting’);

• omdat het noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde, voor zover uw belangen of grondrechten en fundamentele rechten niet zwaarder doorwegen. Wij zullen dit geval per geval beoordelen en zullen hierover permanent waken (‘Gerechtvaardigde belangen’).

Daarnaast bestaan er nog enkele minder vaak voorkomende rechtsgronden waarop Vanbreda zich occasioneel zal kunnen beroepen om uw persoonsgegevens te verwerken, zoals:

• uw toestemming, waar wij in het kader van de arbeidsrelatie enkel van gebruik zullen maken voor zover strikt noodzakelijk (‘Toestemming’);

• de noodzaak om uw vitale belangen of die van een ander persoon te beschermen, bvb. in geval van een medisch noodgeval (‘Vitale belangen’);

• de noodzakelijkheid in het kader van een algemeen belang of openbaar gezag dat aan ons is opgedragen, bvb. de melding van een vermeend misdrijf aan de opsporingsdiensten (‘Algemeen belang’).

Voor elke specifiek doeleinde waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken zullen wij ons slechts op één rechtsgrond beroepen.

2.2 Rechtsgronden voor de verwerking van gevoelige gegevens

Occasioneel zal Vanbreda ook gevoelige gegevens moeten verwerken in het kader van de arbeidsrelatie (1).

De verwerking van dergelijke gegevens is logischerwijze aan banden gelegd en Vanbreda zal dit dan ook enkel doen indien de verwerking:

• noodzakelijk is met het oog op de uitvoering van verplichtingen en de uitoefening van specifieke rechten van Vanbreda of uzelf op het gebied van het arbeidsrecht en het socialezekerheids- en socialebeschermingsrecht;

• betrekking heeft op persoonsgegevens die kennelijk door u openbaar zijn gemaakt;

• noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;

• noodzakelijk is voor doeleinden van preventieve of arbeidsgeneeskunde, voor de beoordeling van uw arbeidsgeschiktheid, medische diagnosen, het verstrekken van gezondheidszorg of sociale diensten of behandelingen.

2.3 Verwerkte persoonsgegevens en de daaraan verbonden doeleinden en rechtsgronden

Persoonsgegevens omvatten alle informatie die op u betrekking heeft of op basis waarvan u geïdentificeerd kunt worden. Anonieme gegevens, zonder de mogelijkheid om u te identificeren, worden bijgevolg niet als persoonsgegevens beschouwd.

Vanbreda verwerkt uw persoonsgegevens, al dan niet in elektronische of geautomatiseerde vorm, voor legitieme doeleinden en op basis van één van de hierboven vermelde rechtsgronden.

Hieronder in de tabel vindt u een overzicht van welk type gegevens door ons verwerkt worden in het kader van welke doeleinde en op welke primaire rechtsgrond (2) wij ons daarvoor beroepen. Het spreekt voor zich dat deze lijst niet allesomvattend kan zijn. Meer details bewaren wij intern in het zgn. register voor de verwerkingsactiviteiten.

(1) Dit kunnen zijn: gegevens over uw gezondheid, gegevens die uw ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond onthullen, gegevens met betrekking tot uw seksuele geaardheid, biometrische gegevens of gegevens m.b.t. strafrechtelijke veroordelingen of strafbare feiten.

(2) Zoals voormeld, beroepen wij ons maar op één rechtsgrond voor elke doeleinde, maar om deze kennisgeving overzichtelijk te houden, is het onmogelijk om de doeleinden dermate gedetailleerd uiteen te zetten. Vandaar dat er soms meerdere rechtsgronden van toepassing kunnen zijn binnen één omschreven samengevatte doeleinde.

In het kader van IT-ondersteuning ter bereiking van bovenstaande doelstellingen kunnen uw gegevens verwerkt worden.

Mits uw toestemming kan Vanbreda ook uw foto of beeldmateriaal verwerken in een brochure, op de website van Vanbreda of op internet. U kunt uw toestemming op elk ogenblik terug intrekken en wij zullen dan onmiddellijk uw foto verwijderen.

3. Waar komen uw persoonsgegevens vandaan?

Wanneer u uw tewerkstelling bij Vanbreda begint, komen de initiële gegevens wellicht van u. We kunnen ook referenties en informatie opvragen om achtergrondonderzoeken te doen. Tijdens uw tewerkstelling zal u ons verdere informatie verstrekken, bv. medische attesten of informatie die we nodig hebben om uw loon en voordelen te beheren en te betalen. Indien u ons deze informatie, die u ons wettelijk of contractueel verplicht bent te verstrekken, niet verstrekt, kan u voordelen verliezen of kunnen we beslissen u niet tewerk te stellen of uw contract te beëindigen.

Tijdens uw tewerkstelling kunnen we ook persoonsgegevens die betrekking hebben op u genereren of bekomen van anderen. Deze anderen kunnen zowel intern (leidinggevenden, collega’s, IT systemen) als extern (klanten, leveranciers of diegenen met wie u communiceert via e-mail of andere systemen) aan Vanbreda zijn.

4. Wie zal toegang hebben tot mijn persoonsgegevens?

Intern gebruik

Uw persoonsgegevens kunnen meegedeeld worden aan uw leidinggevenden, HR, ICT en beheerders voor tewerkstellings-, administratieve en management doeleinden zoals hierboven vermeld en dit op basis van een strikt ‘need-to-know’ basis. Wij kunnen ook gegevens meedelen aan een andere entiteit van Vanbreda binnen de groep in het kader van deze doeleinden.

Extern gebruik

Voor de hierboven vermelde doeleinden kunnen persoonsgegevens meegedeeld worden aan en eventueel verwerkt worden door derden zoals:

• de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid;

• de fiscale administratie;

• het sociaal secretariaat;

• leveranciers Personal Reward Plan;

• partner voor registratie van keuze in het kader van het Personal Reward Plan;

• de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk;

• de leasingmaatschappij voor bedrijfswagens;

• het tijdsregistratiebedrijf;

• partner voor Digitaal beheer van personeelsadministratie;

• leverancier maaltijdcheques/ecocheques;

• de verzekeringsmaatschappijen waarmee Vanbreda een verzekerings- (en/of een herverzekerings-) contract heeft afgesloten (met inbegrip van de verzekeringsmaatschappijen voor arbeidsongevallen, ziekteverzekering, groepsverzekering, inkomensverzekering en premievrijstelling);

• de dienstverleners in het kader van zakenreizen;

• wetshandhavingsinstanties in overeenstemming met de relevante wetgeving;

• klanten van Vanbreda met de bedoeling ervaring en professionele kwalificaties van werknemers te delen voor zakelijke doeleinden;

• IT bedrijven of dienstverleners voor softwareprogramma’s met betrekking tot personeelszaken;

• het paritair comité;

• het sectoraal fonds voor bestaanszekerheid;

• gespecialiseerde dienstverleners aangeduid door Vanbreda voor verschillende zakelijke doeleinden;

• andere professionele raadgevers.

De werknemers, leidinggevenden en/of vertegenwoordigers van de bovenvermelde dienstverleners of instituten en de gespecialiseerde dienstverleners aangeduid door hen, moeten de vertrouwelijke aard van deze gegevens respecteren en mogen deze gegevens enkel gebruiken in lijn met de instructies van Vanbreda.

5. Worden mijn persoonsgegevens doorgegeven buiten mijn land van verblijf?

Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan ontvangers die zich bevinden in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) waarvan de wetgeving niet dezelfde graad van gegevensbescherming biedt.

Een uitzondering hierop vormen de authenticatiegegevens (bv. naam, e-mailadres) welke mogelijks naar de Verenigde Staten verstuurd worden om een wereldwijde bereikbaarheid van onze diensten te bekomen. Ook bij het gebruik van “Visual Studio App Center” van Microsoft zullen authenticatiegegevens (naam, mailadres) verzonden worden naar de Verenigde Staten. Om uw persoonsgegevens door te geven in overeenstemming met de beginselen inzake gegevensbescherming, neemt Vanbreda passende waarborgen, met name het sluiten van Standard Contractual Clauses (SCC) (artikel 46.2, c) GDPR).

6. Zal Vanbreda geautomatiseerde besluitvorming toepassen?

Geautomatiseerde besluitvorming wordt gedefinieerd als beslissingen over individuen die uitsluitend worden gebaseerd op basis van geautomatiseerde gegevensverwerking en waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden of die de betrokken individuen in aanmerkelijke mate treffen.

Vanbreda stelt als beginsel voorop om geen gebruik te maken van geautomatiseerde besluitvorming zoals hierboven omschreven. Vanbreda baseert haar beslissing om u al dan niet tewerk te stellen, of u te promoveren of voor enige andere reden inzake HR niet uitsluitend op een geautomatiseerde gegevensverwerking van uw persoonsgegevens.

7. Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard?

Uw persoonsgegevens zullen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden hierboven vermeld. In principe worden uw persoonsgegevens bewaard tijdens uw tewerkstelling en gedurende een termijn van vijf jaar volgend op het einde van uw tewerkstelling. Persoonsgegevens die relevant zijn in het kader van uw aanspraken op een wettelijk en/of aanvullend pensioen, zullen worden bewaard tot de wettelijke pensioenleeftijd, verlengd met een jaar.

Camerabeelden worden slechts gedurende een maand bewaard, tenzij de beelden zouden worden gebruikt als bewijsmateriaal in het kader van een strafrechtelijke en/of burgerrechtelijke procedure ten voordele van Vanbreda.

8. Op welke rechten kan ik mij beroepen in verband met de verwerking van mijn persoonsgegevens door Vanbreda?

U hebt het recht om Vanbreda op ieder moment te contacteren met het verzoek om:

• Inzage van uw persoonsgegevens. Dit omvat tevens het recht een kopie te vragen.

• Rectificatie van uw persoonsgegevens met inbegrip van de aanvulling van onvolledige gegevens mochten deze niet accuraat worden bijgehouden;

• Uw persoonsgegevens over te dragen (= in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen) voor zover wij deze op geautomatiseerde wijze verwerken op grond van onze arbeidsovereenkomst (‘Contract’) en voor zover dit geen afbreuk doet aan de rechten en vrijheden van anderen, zoals bijvoorbeeld van uw collega’s of van Vanbreda zelf;

• Uw persoonsgegevens te laten wissen van zodra er geen rechtmatige grond (meer) voorhanden is om ze te verwerken;

• Beperking m.b.t. de gegevensverwerking indien u de verwerking of de juistheid van de verwerkte gegevens zou betwisten of indien u bepaalde persoonsgegevens wenst te behouden met het oog op een mogelijke rechtsvordering terwijl Vanbreda ze niet meer nodig heeft in het licht van de onder punt 2 vermelde doeleinden.

U hebt te allen tijde het recht om bezwaar te uiten tegen verwerkingen waartoe Vanbreda zich in punt 2 zou gebaseerd hebben op het gerechtvaardigd belang. Vanbreda zal de verwerking dan staken tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden zouden bestaan voor een verdere verwerking.

Indien u meer informatie wenst over de verwerking van uw gegevens, uw rechten of toelichting bij deze kennisgeving, dan kan u steeds met ons contact opnemen met Human Resources. In tweede instantie kan u ook steeds contact opnemen met onze Data Protection Officer via dpo@vanbreda.be.

U hebt daarnaast ook het recht om - indien u meent dat Vanbreda niet in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming heeft gehandeld - een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit van de staat waar u verblijft, waar u werkt of waar de vermeende inbreuk werd begaan.

9. Wijzigingen

We behouden het recht voor om deze Privacy Kennisgeving van tijd tot tijd te wijzigen, binnen de beperkingen van de toepasselijke reglementering inzake privacy en gegevensbescherming.