Privacy Policy
Venezia, 11 novembre 2025 rev.00
Ai sensi e per gli effetti dell’art. 13 del Regolamento UE n. 679/2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali (‘GDPR’), la presente informativa descrive le finalità e le modalità con cui il Titolare tratta i dati, durante l’utilizzo di SPENCER (di seguito anche “Applicazione”).
1. DEFINIZIONI
"Società affiliata" indica una società affiliata alla Società nella misura in cui soddisfa le condizioni di una "società affiliata" ai sensi dell'articolo 1:20 del Codice belga delle società e delle associazioni.
"Applicazione" indica l'applicazione "SPENCER" sviluppata per Web, dispositivi mobili per sistemi operativi iOS e Android, personalizzata e gestita da Recneps NV, una società per azioni belga, con sede legale in 2000 Anversa (Belgio), Scheldestraat 11 e con numero di registrazione 0667.513.616, che in questo contesto agisce in qualità di Responsabile del trattamento.
"Azienda" indica VECON S.P.A., con sede legale in Porto Commerciale Molo B Marghera, Venezia (VE), e P.IVA 02274260278, che in questo contesto agisce in qualità di Titolare del trattamento.
"Titolare del trattamento" la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali.L’ Azienda sarà qualificata come Titolare del Trattamento dei Dati Personali trattati tramite l'Applicazione.
"Dati personali" qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (interessato); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale. Il Regolamento individua, altresì, particolari categorie di dati personali, ovvero quei dati che siano idonei a rivelare l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona. Si tratta di dati per i quali sono previste specifiche modalità di trattamento e di tutela. Da ultimo, il Regolamento individua dati relativi a condanne penali, reati e connesse misure di sicurezza (cd. dati giudiziari);
"Responsabile del trattamento" la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del Titolare del trattamento.
2. TIPOLOGIA DI DATI PERSONALI TRATTATI
Le operazioni di trattamento possono riguardare:
Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, e-mail (aziendale o personale), lingua, paese, numero di telefono (per autenticazione a due fattori).
Dati e informazioni connesse allo svolgimento dell’attività lavorativa: BU, dipartimento, divisione, sito, tipo di contratto, turno, mansione, tag informativi.
(“Dati Personali”)
3. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E BASI GIURIDICHE
Sono raccolti solo i Dati Personali necessari a garantire il funzionamento dell'Applicazione e la comunicazione interna al fine di, a titolo esemplificativo, condividere notizie, articoli e informazioni aziendali (HR, HSS, comunicazioni regionali, ecc.) con tutti i dipendenti.
Nello specifico, i Dati Personali sono raccolti per i seguenti scopi:
identificazione come utente dell'Applicazione;
utilizzo dell'Applicazione e delle sue funzionalità, caratteristiche e servizi;
elaborazione e gestione di eventuali reclami o richieste;
valutazione dell'Applicazione e dei prodotti o servizi correlati;
condivisione di comunicazioni mirate in base ai dati connessi all’attività lavorativa;
scopi interni, tra cui amministrazione aziendale e scopi di archiviazione;
ottemperare agli obblighi di legge, amministrativi e contabili.
Il trattamento si fonda sull’esecuzione del contratto di lavoro e sull’adempimento degli obblighi di legge (art. 6, lett. b) e c), GDPR), sull’ Interesse legittimo del Titolare (art. 6, lett. f), GDPR).
4. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO E PERIODO DI CONSERVAZIONE
I Dati Personali saranno trattati con strumenti digitali e/o analogici, da soggetti debitamente autorizzati, adottando misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate a tutelare i diritti e le libertà degli interessati, al fine di prevenire il trattamento illecito e la perdita o la distruzione involontaria.
La raccolta avviene nei seguenti casi:
quando si inseriscono dati personali in sondaggi o moduli all'interno dell'Applicazione;
quando si accede con il proprio indirizzo e-mail (privato) e/o numero di telefono nell'Applicazione;
quando sono sincronizzati i dati relativi alle segmentazioni (come reparto, divisione, titolo di lavoro, luogo di lavoro o altre informazioni non sensibili sulle risorse umane) dalle risorse umane con l'applicazione, in modo che si ricevano notizie, documenti e link personalizzati nell'applicazione;
quando si presenta un reclamo o una richiesta di informazioni tramite il modulo di contatto presente nell'Applicazione;
I dati sono conservati per il periodo necessario al perseguimento delle finalità indicate e, comunque, saranno cancellati tre mesi dopo la cessazione dell'utilizzo dell'Applicazione all'interno dell’Azienda o entro due giorni dall'archiviazione se questi non siano più sincronizzati con Spencer. Potranno essere conservati per un periodo di tempo maggiore qualora necessari all’esecuzione di attività investigative. Il trattamento può interrompersi anticipatamente a seguito di richiesta di cancellazione da parte dell’interessato.
5. COMUNICAZIONE DEI DATI PERSONALI
I dati personali possono essere comunicati a soggetti che operano in favore del Titolare e legati ad esso da un rapporto di fornitura di servizi. Tali soggetti agiscono in qualità di titolari e responsabili del trattamento, a tal fine appositamente nominati, e trattano i dati solo nell’ambito dell’attività svolta. In nessun caso i dati saranno ceduti o utilizzati per finalità diverse da quelle indicate nella presente informativa.
6. TRASFERIMENTO VERSO PAESI EXTRA UE
I Dati Personali non sono trasferiti a terze parti situate al di fuori dello Spazio Economico Europeo, a meno che non vi sia una decisione di adeguatezza da parte della Commissione Europea o Clausole Contrattuali Standard. Inoltre, non sono trasferiti a terze parti situate all'interno dello Spazio Economico Europeo senza il consenso, a meno che:
(i) il trasferimento è necessario per consentire a dipendenti, agenti, subappaltatori, fornitori o partner di fornire un servizio o eseguire un compito per conto di Spencer;
(ii) ciò è richiesto dalla legge.
7. DIRITTI DELL’INTERESSATO
L’interessato può esercitare i propri diritti (accesso, aggiornamento e integrazione, rettifica o cancellazione, portabilità dei dati, opposizione o limitazione al trattamento, revoca del consenso) in ogni momento, così come previsto ex artt. 15 e ss. GDPR, contattando il Titolare all’indirizzo e-mail: vec-privacy@globalpsa.com o tramite gli indirizzi di posta ordinaria.
L’interessato ha, inoltre, il diritto di proporre reclamo all’Autorità nazionale per la protezione dei dati o di agire in sede giudiziaria.
8. RINVIO A TERZI
L'Applicazione potrebbe contenere link ad altri siti web non gestiti da Spencer. Sebbene questa si impegni a garantire che i riferimenti presenti sull'Applicazione conducano esclusivamente a siti web che rispettano gli standard di sicurezza e riservatezza previsti, non siamo in alcun modo responsabili della protezione e della riservatezza dei Dati Personali, inclusi i dati forniti dall'utente su altri siti web dopo aver abbandonato l'Applicazione.
Si sottolinea l'importanza di prestare attenzione e di consultare l'informativa sulla privacy applicabile al rispettivo sito web o applicazione prima di fornire dati personali.
9. EMENDAMENTI
Ci riserviamo il diritto di modificare la presente informativa sulla privacy in qualsiasi momento pubblicandone una nuova versione sull'Applicazione.
E’ consigliato consultare regolarmente l'Applicazione per verificare eventuali modifiche alla presente informativa sulla privacy. In ogni caso, sarai informato via e-mail di eventuali modifiche alla presente informativa sulla privacy, qualora Spencer disponga dell’indirizzo e-mail.
10. COOKIE
Si utilizzano "cookie" ogni volta che utilizzi l'Applicazione. Un "cookie" è un'informazione inviata al tuo dispositivo tramite il server e memorizzata sul disco rigido del dispositivo.
I cookie ci aiutano a riconoscere il tuo dispositivo quando utilizzi l'Applicazione. Questo ci consente di rendere il trattamento più intuitivo e di fornirti un servizio personalizzato.