Privacybeleid

Laatst gewijzigd op 22 juni 2022.

In de eerste plaats zijn wij verheugd dat u geïnteresseerd bent in SPENCER demo (de “Applicatie”). We doen ons uiterste best om ervoor te zorgen dat u zich geen zorgen hoeft te maken over de bescherming van uw Persoonsgegevens wanneer u de Applicatie gebruikt.

In deze privacyverklaring informeren wij u over de manier waarop wij de Persoonsgegevens gebruiken die u ons verstrekt tijdens het gebruik van de Applicatie.

Het is mogelijk dat wij u vragen om bepaalde Persoonsgegevens met ons te delen, waaronder doch niet beperkt tot uw voornaam, achternaam en e-mailadres (identificatiegegevens). Voor bepaalde specifieke verplichtingen kan het zijn dat u ons bijkomende gegevens dient te bezorgen, zoals bijvoorbeeld betalings- en facturatiegegevens.

We verzamelen alleen de Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om u te informeren over de Applicatie en gerelateerde diensten, een overeenkomst met u uit te voeren en om met u in contact te treden.

Wij baseren ons hiervoor op de verwerkingsgronden van de overeenkomst, ons gerechtvaardigd belang, uw vitaal belang en, in sommige gevallen, uw toestemming (zie ook artikel 2).

Indien u geen Persoonsgegevens met ons wenst te delen, dan zal u de Applicatie niet kunnen gebruiken en raden wij u aan om de Applicatie op uw mobiel apparaat te verwijderen.

De verwerking van uw Persoonsgegevens is onderworpen aan deze privacyverklaring. Indien u vragen zou hebben over deze privacyverklaring en/of de verwerking van uw Persoonsgegevens door de Verantwoordelijke, dan kan u de online privacypagina op het intranet van de Verantwoordelijke raadplegen en uw verzoek via het daar beschikbare webformulier indienen.

1. Definities

“Applicatie” betekent de “SPENCER demo” applicatie die is ontwikkeld voor mobiele apparaten voor iOS- en Android-besturingssystemen, aangepast en beheerd door Recneps NV, een naamloze vennootschap naar Belgisch recht, met zetel te 2000 Antwerpen (België), Scheldestraat 11 en met ondernemingsnummer 0667.513.616, die in dit verband optreedt als Verwerker.

“Persoonsgegevens” betekent elke informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (ook wel “betrokkene” genoemd).

“Vennootschap” betekent {{bedrijf}}, met zetel te {{adres}} en met ondernemingsnummer {{nummer}}, die in dit verband optreedt als Verantwoordelijke.

“Verantwoordelijke” betekent de natuurlijke of rechtspersoon die alleen of met anderen de doeleinden (het “waarom”) en de middelen (het “hoe”) van de verwerking van Persoonsgegevens bepaalt, zoals gedefinieerd in de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming 2016/679. De Vennootschap zal gekwalificeerd worden als de Verantwoordelijke voor wat betreft de Persoonsgegevens die via de Applicatie worden verwerkt.

“Verbonden Onderneming” betekent een onderneming die verbonden is met de Vennootschap voor zover deze voldoet aan de voorwaarden van een “verbonden onderneming” in de zin van artikel 1:20 van het Belgisch Wetboek van vennootschappen en verenigingen.

“Verwerker” betekent de natuurlijke of rechtspersoon die Persoonsgegevens verwerkt namens/in opdracht van de Verantwoordelijke.

2. Verwerkingsdoeleinden en rechtsgronden

In het kader van de Applicatie verzamelen en verwerken wij de identiteits- en contactgegevens van onze werknemers. Het doeleinde van de verwerking van deze gegevens is de uitvoering van de overeenkomst met onze werknemers. De rechtsgronden van deze verwerking zijn de uitvoering van de overeenkomst, ons gerechtvaardigd belang, de bescherming van de vitale belangen van onze werknemers en, in sommige gevallen, hun toestemming.

Concreet kunnen we de Persoonsgegevens die we verzamelen, gebruiken voor de volgende doeleinden:

• om u te identificeren als gebruiker van de Applicatie;
• om u in staat te stellen gebruik te maken van de Applicatie en de functionaliteiten, mogelijkheden en diensten van de Applicatie;
• om mogelijke klachten of verzoeken te verwerken en te behandelen;
• om ons te helpen bij het evalueren, corrigeren en verbeteren van de Applicatie en alle gerelateerde producten of diensten;
• om interne redenen, waaronder de bedrijfsadministratie en archiveringsdoeleinden.

3. De vertrouwelijkheid van uw Persoonsgegevens

Telkens wanneer u (als gebruiker van de Applicatie) Persoonsgegevens verstrekt aan ons, zullen wij deze informatie behandelen in overeenstemming met de bepalingen van deze privacyverklaring en de wettelijke verplichtingen in het kader van de verwerking van Persoonsgegevens, waaronder de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming (AVG) 2016/679.

We implementeren passende procedures om de Persoonsgegevens die we via de Applicatie of via elektronische communicatie verzamelen, te beveiligen en te beschermen. Op deze manier engageren wij ons, voor zover als redelijkerwijs kan verwacht worden, om illegale verwerking van Persoonsgegevens en onbedoeld verlies of vernietiging van uw Persoonsgegevens te voorkomen.

Wij trachten de beveiliging van uw Persoonsgegevens te optimaliseren door de toegang tot uw Persoonsgegevens te beperken tot personen met een “need-to-know”-basis (bijvoorbeeld: alleen de Verantwoordelijke en haar werknemers, medewerkers en onderaannemers die uw Persoonsgegevens nodig hebben voor de doeleinden zoals beschreven in artikel 2 zullen toegang krijgen tot de gegevens).

4. Hoe verzamelen wij uw Persoonsgegevens en hoe lang worden ze bewaard?

Verzamelen van gegevens

Wij verzamelen uw Persoonsgegevens – zonder exhaustief te zijn – in de volgende gevallen:

• wanneer u het registratieformulier invult om u te registreren voor de Applicatie;
• wanneer u een klacht of een vraag om informatie indient via het contactformulier zoals voorzien op de Applicatie;
• wanneer u ons belt, mailt of op een andere manier met ons correspondeert dan via de Applicatie.

We vermijden de verzameling van Persoonsgegevens die niet relevant zijn voor de doeleinden zoals uiteengezet in artikel 2.

Bewaren van gegevens

We zullen uw Persoonsgegevens niet langer bewaren en verwerken dan noodzakelijk is voor de doeleinden van de verwerking.

Persoonsgegevens van onze werknemers zullen worden verwijderd uit onze systemen na een periode van één jaar na de laatste keer dat u zich heeft ingelogd op de Applicatie, behoudens voor wat betreft de Persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving langer moeten bewaren of in geval van een lopend geschil waarvoor de Persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn.

Wij wijzen u erop dat het verwijderen van de Applicatie van uw apparaat er niet toe leidt dat uw Persoonsgegevens worden gewist of geanonimiseerd. U dient contact met ons op te nemen als u wenst dat uw Persoonsgegevens worden verwijderd.

5. Doorgifte van persoonsgegevens?

Wij zullen geen Persoonsgegevens overdragen aan derden die zich buiten de Europese Economische Ruimte bevinden, tenzij we beschikken over Standaardcontractbepalingen (zoals verstrekt door de Europese Commissie).

Wij zullen voorts geen Persoonsgegevens overdragen aan derde partijen die zich binnen de Europese Economische Ruimte bevinden dan met uw toestemming, tenzij:

• de doorgifte noodzakelijk is om medewerkers, agenten, onderaannemers, leveranciers of partners toe te laten een dienst te verlenen of een taak te vervullen in onze opdracht;
• dit wettelijk verplicht is.

Iedere overdracht van Persoonsgegevens aan een ontvanger zoals hierboven opgesomd is in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming 2016/679.

Wij zorgen ervoor dat er maatregelen worden genomen zodat de ontvangers de Persoonsgegevens niet kunnen gebruiken voor andere doeleinden dan deze die in artikel 2 zijn opgesomd en dat deze ontvangers voldoende technische en organisatorische maatregelen hebben getroffen ter bescherming van deze gegevens.

Teneinde de beveiliging van de Persoonsgegevens te waarborgen, zullen wij steeds een verwerkersovereenkomst sluiten met bovengenoemde ontvangers van de Persoonsgegevens of, indien van toepassing, Standaardcontractbepalingen zoals verstrekt door de Europese Commissie.

Wij zullen ten slotte alle noodzakelijke voorzorgsmaatregelen treffen om ervoor te zorgen dat onze werknemers en medewerkers die toegang hebben tot de Persoonsgegevens, deze uitsluitend verwerken in overeenstemming met deze privacyverklaring en de wettelijke verplichtingen onder de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming 2016/679.

6. Rechten van het datasubject

Op grond van zowel de Belgische als de Europese wetgeving inzake de bescherming van Persoonsgegevens heeft u de hieronder beschreven rechten.

Hoe oefen ik mijn rechten uit?

U kan uw rechten uitoefenen via de online privacypagina op het intranet van de Vennootschap via het daarop beschikbare webformulier. Indien er geen redelijke zekerheid bestaat omtrent uw identiteit, kunnen wij u verzoeken een kopie van de voorkant van uw identiteitskaart na te sturen.

Zijn hier kosten aan verbonden?

U kan uw rechten kosteloos uitoefenen, tenzij uw verzoek kennelijk ongegrond of disproportioneel is, in het bijzonder door het herhaaldelijke karakter ervan. Desgevallend hebben wij – overeenkomstig de relevante wetgeving – het recht en de keuze om (i) u een redelijke vergoeding aan te rekenen (in welk geval er rekening wordt gehouden met de administratieve kosten voor het verstrekken van de gevraagde informatie of mededeling en de kosten die verbonden zijn aan het nemen van de gevraagde maatregelen), of (ii) te weigeren een gevolg te geven aan uw verzoek.

In welk formaat ontvang ik een antwoord?

Wanneer u uw verzoek elektronisch indient, wordt de informatie waar mogelijk elektronisch verstrekt, tenzij u anders verzoekt. In elk geval ontvangt u van ons een kort, transparant, begrijpelijk en toegankelijk antwoord.

Wanneer krijg ik een antwoord?

Wij zullen zo snel als mogelijk antwoorden en in ieder geval binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en het aantal verzoeken kan deze termijn, indien nodig, met nog eens twee maanden worden verlengd. In geval van verlenging van de termijn stellen wij u daarvan binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis.

Het recht op toegang tot Persoonsgegevens

U heeft het recht ons op te dragen om alle Persoonsgegevens te verstrekken die wij over u bewaren, op voorwaarde dat de rechten van andere betrokkenen niet worden aangetast.

U heeft ook het recht om gratis een kopie van de verwerkte gegevens in een begrijpelijke vorm te ontvangen. De Vennootschap kan een redelijke vergoeding vragen om haar administratieve kosten te dekken voor elke bijkomende kopie die u aanvraagt.

Het recht op rectificatie van Persoonsgegevens

U heeft het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde Persoonsgegevens onverwijld te laten corrigeren.

Om uw gegevens up-to-date te houden, vragen wij u ons op de hoogte te brengen van eventuele wijzigingen, zoals een adreswijziging, een wijziging van uw e-mailadres of een vernieuwing van uw identiteitskaart. Deze wijzigingen kunnen worden meegedeeld via de desbetreffende tools.

Het recht om Persoonsgegevens te wissen

U heeft het recht om uw Persoonsgegevens zonder onnodige vertraging te wissen in de volgende gevallen:

• indien het niet langer noodzakelijk is om de Persoonsgegevens te bewaren met betrekking tot de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of anderszins verwerkt;
• in geval van intrekking van de toestemming voor op toestemming gebaseerde verwerking;
• de verwerking die bedoeld is voor direct marketing; en
• indien de Persoonsgegevens onrechtmatig werden verwerkt.

Er zijn echter bepaalde algemene uitsluitingen op het recht om te wissen. Die algemene uitsluitingen omvatten de gevallen waar verwerking noodzakelijk is:

• voor het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie;
• voor het naleven van een wettelijke verplichting; of
• voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.

Het recht om de verwerking van Persoonsgegevens te beperken

In de volgende gevallen heeft u het recht om de verwerking van uw Persoonsgegevens te beperken:

• voor het betwisten van de juistheid van uw Persoonsgegevens;
• wanneer de verwerking onrechtmatig is, maar u niet wil dat de Persoonsgegevens worden gewist; of
• indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens, in afwachting van de verificatie van dat bezwaar.

Indien de verwerking op basis hiervan wordt beperkt, kunnen we uw Persoonsgegevens blijven opslaan. We zullen de gegevens echter slechts verwerken met uw uitdrukkelijke toestemming voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims, ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon of om redenen van wezenlijk openbaar belang.

Het recht op bezwaar

U heeft het recht om zich te verzetten tegen onze verwerking van uw Persoonsgegevens, in de volgende gevallen:

• indien wij uw Persoonsgegevens verwerken voor direct marketing-doeleinden (met inbegrip van profilering voor deze doeleinden) op basis van ons gerechtvaardigd belang; en
• vanwege uw specifieke situatie (uw bijzondere persoonlijke omstandigheden).

Het recht op gegevensoverdracht (“data portability”)

Indien u gebruik wenst te maken van uw recht op gegevensoverdracht, zullen wij de Persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm doorgeven aan een gegevensverantwoordelijke van uw keuze.

Het recht om toestemming in te trekken

In de mate dat de wettelijke basis voor onze verwerking van uw Persoonsgegevens uw toestemming is, heeft u het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken. Deze intrekking heeft evenwel geen invloed op het rechtmatig karakter van de verwerking die heeft plaatsgevonden voor de intrekking.

Het recht om te klagen bij een toezichthoudende autoriteit

U kan te allen tijde contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit door een e-mail te sturen naar contact@apd-gba.be of door een schriftelijke aanvraag te richten aan de Gegevensbeschermingsautoriteit, gevestigd te 1000 Brussel (België), Drukpersstraat 35.

7. Verwijzing naar derde partijen

Het is mogelijk dat de Applicatie links bevat naar andere websites die niet door ons worden beheerd. Hoewel wij ons uiterste best doen om ervoor te zorgen dat de verwijzingen op de Applicatie uitsluitend leiden naar websites die overeenstemmende veiligheids- en vertrouwelijkheidsnormen hebben, zijn wij in geen geval verantwoordelijk voor de bescherming en geheimhouding van Persoonsgegevens, waaronder de gegevens die u verstrekt op andere websites, nadat u de Applicatie heeft verlaten.

Wij benadrukken om zorgvuldig te werk te gaan en de privacyverklaring die van toepassing is op de betreffende website of applicatie steeds te raadplegen alvorens persoonsgegevens te verstrekken.

8. Wijzigingen

Wij hebben het recht om deze privacyverklaring op elk moment te wijzigen door een nieuwe versie ervan te publiceren op de Applicatie.

Wij raden u aan om de Applicatie op een regelmatige basis te raadplegen teneinde te verifiëren of u akkoord gaat met enige wijziging aan deze privacyverklaring.

U zal in ieder geval per e-mail worden geïnformeerd van enige wijziging aan deze privacyverklaring, voor zover wij over uw e-mailadres beschikken.