Privacybeleid

Allereerst zijn we verheugd over uw belangstelling voor GHEROES (hierna ‘de app’ genoemd).

Deze app wordt u aangeboden door RECNEPS en Gheeraert Transport NV (naar wie hierna wordt verwezen met ‘we/wij’ of ‘ons/onze’). Wanneer u deze app gebruikt, zijn we genoodzaakt om uw persoonsgegevens te verwerken. In die zin treedt Gheeraert Transport NV op als verwerkingsverantwoordelijke en RECNEPS, dat de app beheert en aflevert, als gegevensverwerker.

Om gebruik te maken van de app moet u zich aanmelden met de toegangsgegevens van uw onderneming. Wanneer u zich aanmeldt, vergaart de app bepaalde van uw persoonsgegevens en kan deze bijhouden. Het kan daarbij gaan om uw voornaam, familienaam, telefoonnummer, e-mailadres, uw profielfoto van Outlook, uw afdeling en functietitel, uw kantooradres, de alias van uw mailbox, uw clouddiensten en uw communicatievoorkeuren (hierna ‘de persoonsgegevens’ genoemd).

Wenst u geen persoonsgegevens met ons te delen, dan kunt u de app niet gebruiken en raden we u aan om u niet aan te melden.

We vergaren en verwerken slechts de persoonsgegevens die de app nodig heeft om optimaal te kunnen werken.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de persoonsgegevens die RECNEPS van Gheeraert Transport NV of van u ontvangt in het kader van uw gebruik van de app.

Wanneer u deze app gebruikt, wordt u geacht te hebben ingestemd met het gebruik van uw persoonsgegevens in overeenstemming met deze privacyverklaring.

1. Definities

‘Verwerkingsverantwoordelijke’ verwijst naar de juridische entiteit die alleen of samen met anderen bepaalt met welk doel (‘waarom’) en met welke middelen (‘hoe’) de persoonsgegevens worden verwerkt. Uw werkgever treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via de app worden verwerkt. De verwerkingsverantwoordelijke is dus Gheeraert Transport NV met maatschappelijke zetel te Autobaan 10, 8210 Loppem en BTW-nummer BE 0415.561.460

‘Persoonsgegevens’ verwijst naar alle gegevens aangaande een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

‘Verwerker’ verwijst naar de rechtspersoon die de persoonsgegevens namens de verwerkingsverantwoordelijke verwerkt. RECNEPS is de eigenaar/licentiehouder van de app en treedt op als verwerker van de persoonsgegevens in het kader van de app. RECNEPS staat voor RECNEPS nv, een vennootschap met maatschappelijke zetel te 2000 Antwerpen, Scheldestraat 11, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Belgische Ondernemingen met BTW-nummer BE 0667.513.616 (hierna ‘RECNEPS’ genoemd).

2. Confidentialiteit van uw persoonsgegevens

Telkens wanneer u als gebruiker van de app persoonsgegevens doorstuurt, behandelen we deze gegevens in overeenstemming met de bepalingen van deze privacyverklaring en conform alle wettelijke verplichtingen waaraan de verwerking van persoonsgegevens onderworpen is, met inbegrip van de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (GDPR).

We implementeren passende procedures om de gegevens die we via de app of via elektronische briefwisseling vergaren, te beschermen en te beveiligen.

We optimaliseren de veiligheid van uw persoonsgegevens door andere personen slechts op een need-to-know basis toegang tot uw persoonsgegevens te verlenen (bijvoorbeeld: alleen werknemers of vennoten en onderaannemers van de werkgever of RECNEPS die uw gegevens nodig hebben voor de doeleinden die hieronder worden beschreven, krijgen toestemming om zich toegang te verschaffen tot deze gegevens).

3. Hoe vergaren we uw persoonsgegevens? En hoelang worden ze bewaard?

We vergaren uw persoonsgegevens:

• wanneer u zich bij de app aanmeldt;
• wanneer u zich toegang verschaft tot de app en er gebruik van maakt;
• wanneer u een klacht voorlegt of informatie vraagt;
• wanneer u ons belt of mailt, of op een andere manier dan via de app met ons contact opneemt.

We bewaren en verwerken uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is, en in ieder geval tot maximaal twee jaar na de laatste keer dat u zich bij de app hebt aangemeld.

We vermijden om persoonsgegevens te vergaren die niet relevant zijn voor de doeleinden die in punt 4 worden beschreven.

4. Wat doen we met uw persoonsgegevens?

We kunnen de persoonsgegevens die we vergaren voor de volgende doeleinden gebruiken:

• om u als gebruiker van de app te identificeren;
• om u in staat te stellen om de app te gebruiken;
• om u relevante content en functies aan te bieden;
• om mogelijke klachten of vragen te verwerken en te behandelen;
• om ons te helpen bij het evalueren, corrigeren en verbeteren van de app en alle producten of diensten die er verband mee houden;
• om interne redenen (inclusief bedrijfsadministratie en archivering).

Afgezien van de specifieke doeleinden waarvoor we uw persoonsgegevens kunnen verwerken, kunnen we uw persoonsgegevens ook verwerken wanneer dit noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan we onderworpen zijn, of om uw vitale belangen of die van een andere natuurlijke persoon te beschermen.

Gelieve ons geen persoonsgegevens van anderen mee te delen, tenzij wij u vragen om dit te doen.

5. Aan wie geven we uw persoonsgegevens door?

We geven uw persoonsgegevens niet door aan derde partijen buiten de Europese Unie, tenzij aan onderaannemers buiten de Europese Unie met wie akkoorden werden gesloten en die de minimale juridische waarborgen bieden die volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (GDPR) vereist zijn.

Daarnaast geven we uw persoonsgegevens zonder uw toestemming ook niet door aan derden binnen de Europese Unie, tenzij:

• Aan verbonden ondernemingen;
• Indien deze gegevens noodzakelijk zijn om werknemers, medewerkers, onderaannemers, leveranciers of zakelijke partners in staat te stellen om een dienst te verlenen of een taak uit te voeren in het kader van de productovereenkomst tussen RECNEPS en Gheeraert Transport NV (inclusief het verstrekken van klantendiensten);
• Indien de wet ons hiertoe verplicht.

Elke overdracht van persoonsgegevens aan een van de derden die in bovenstaande lijst worden vermeld, gebeurt in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (GDPR).

We waarborgen dat er maatregelen worden genomen om ervoor te zorgen dat derden uw persoonsgegevens niet kunnen gebruiken voor andere doeleinden dan deze die in punt 4 worden opgesomd, en dat deze derden de nodige technische en organisatorische maatregelen hebben genomen.

We sluiten met de hierboven genoemde derde partijen gegevensverwerkingsovereenkomsten om de veiligheid van de gegevens te verzekeren.

We nemen alle nodige voorzorgsmaatregelen om te garanderen dat onze werknemers, vennoten en onderaannemers die toegang hebben tot de persoonsgegevens, deze persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met deze verklaring en conform onze verplichtingen op grond van de privacyregels.

6. Rechten van de betrokkene

Conform de GDPR geniet u de volgende rechten met betrekking tot onze verwerking van uw persoonsgegevens. Deze rechten zijn niet absoluut en hun implementatie kan onderworpen zijn aan bepaalde voorwaarden en uitzonderingen die de GDPR voorschrijft.

Het recht om in kennis te worden gesteld

Via deze privacyverklaring delen we u mee welke persoonsgegevens we verwerken en voor welke doeleinden, en brengen we u op de hoogte van uw rechten in het kader van deze verwerkingsactiviteiten.

Recht op inzage in uw persoonsgegevens

U hebt het recht om op elk moment van ons te vernemen of we uw persoonsgegevens al dan niet verwerken en, indien we deze verwerken, om inzage te krijgen in deze gegevens en bijkomende informatie te ontvangen over:

• de verwerkingsdoeleinden;
• de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
• de ontvangers of categorieën van ontvangers (vooral deze in derde landen);
• indien mogelijk de bewaringstermijn of, indien dat niet mogelijk is, de criteria om die termijn te bepalen;
• het bestaan van uw privacyrechten;
• het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit;
• de informatie die we hebben over de bron van de gegevens, indien we persoonsgegevens van een derde bron verkrijgen; en
• het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming.

U hebt ook het recht om een gratis kopie van de verwerkte gegevens te ontvangen in een begrijpelijk formaat. Gheeraert Transport NV kan een redelijk bedrag aanrekenen om zijn administratieve kosten te dekken ingeval u bijkomende kopieën zou vragen.

Indien inzage in de persoonsgegevens wordt geweigerd, dient de reden voor de weigering te worden meegedeeld.

Recht op rectificatie van uw persoonsgegevens

U hebt het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens onverwijld te laten corrigeren.

Om uw gegevens up-to-date te houden, vragen we u om ons alle wijzigingen onmiddellijk door te geven (bv. adreswijziging, wijziging van uw e-mailadres of vernieuwing van uw identiteitskaart). Deze wijzigingen kunnen worden meegedeeld via de relevante tools.

Recht om uw persoonsgegevens te laten wissen

In bepaalde gevallen hebt u het recht om uw persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging te laten wissen. Dit kan in de volgende gevallen:

• de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld of anderszins verwerkt;
• intrekking van de toestemming voor een verwerking die op toestemming berust;
• u maakt bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en er zijn geen gerechtvaardigde gronden voor de verwerking door Gheeraert Transport NV die zwaarder wegen; en
• indien de persoonsgegevens onrechtmatig werden verwerkt.

We wijzen er echter op dat we niet altijd alle gevraagde persoonsgegevens kunnen wissen, bijvoorbeeld wanneer hun verwerking noodzakelijk is voor de naleving van onze wettelijke verplichtingen.

Recht op beperking van de verwerking van persoonsgegevens

In de volgende gevallen hebt u het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken:

• wanneer u de juistheid van de persoonsgegevens betwist;
• wanneer het verwerkingsproces onrechtmatig is maar u niet wenst dat de persoonsgegevens worden gewist; of
• wanneer u tegen de verwerking bezwaar hebt aangetekend, in afwachting van de uitkomst van het onderzoek naar dat bezwaar.

Wanneer de verwerking op basis van dit recht wordt beperkt, mogen we uw persoonsgegevens verder blijven opslaan. We verwerken ze echter uitsluitend – met uw uitdrukkelijke toestemming – voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen, voor de bescherming van de rechten van een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon, of om zwaarwichtige redenen van algemeen belang.

Recht van bezwaar tegen de verwerking van persoonsgegevens

U hebt het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens, indien deze verwerking op het rechtmatige belang van Gheeraert Transport NV of op het algemeen belang gebaseerd is, en op voorwaarde dat uw belang zwaarder doorweegt dan eerstgenoemde belangen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

U hebt het recht om uw persoonsgegevens te ‘recupereren’, bijvoorbeeld wanneer u van werkgever verandert. Dit geldt slechts voor de persoonsgegevens die u zelf aan Gheeraert Transport NV hebt verstrekt en waarvan de verwerking op uw goedkeuring of op een akkoord berust. In alle andere gevallen kunt u geen gebruik maken van dit recht (bijvoorbeeld wanneer de verwerking van uw gegevens op een juridische verplichting berust).

Aan dit recht zijn twee aspecten verbonden:

• u kunt Gheeraert Transport NV vragen om u de persoonsgegevens te verstrekken in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm; en
• u kunt Gheeraert Transport NV vragen om de betreffende persoonsgegevens rechtstreeks aan een andere verwerkingsverantwoordelijke door te geven. U bent verantwoordelijk voor de juistheid en de veiligheid van het (e-mail)adres dat u verstrekt om de gegevens over te dragen. Gheeraert Transport NV heeft het recht om dit te weigeren indien de overdracht technisch niet mogelijk is.

Recht om toestemming in te trekken

Wanneer onze verwerking van uw persoonsgegevens juridisch op uw toestemming berust, hebt u het recht om deze toestemming op elk ogenblik weer in te trekken. De intrekking van deze toestemming tast echter geenszins de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking aan.

Hoe oefen ik mijn privacyrechten uit? U kunt uw privacyrechten uitoefenen via de intranetsite van Gheeraert Transport NV. Gebruik hiervoor het elektronisch formulier dat u op de privacypagina vindt.

Zijn hieraan kosten verbonden? U kunt uw privacyrechten kosteloos uitoefenen, tenzij uw vraag manifest ongegrond of buitensporig is, met name vanwege zijn repetitieve aard. In een dergelijk geval hebben we op grond van de privacywetgeving het recht om ervoor te kiezen: (i) om u een redelijke vergoeding aan te rekenen (op basis van de administratiekosten die het verstrekken van de gevraagde informatie of communicatie met zich meebrengt, en de kosten die aan het nemen van de gevraagde maatregelen verbonden zijn), of (ii) om te weigeren om op uw vraag in te gaan.

In welk formaat ontvang ik een antwoord? Indien u uw vraag elektronisch verstuurt, wordt de informatie u in de mate van het mogelijke in elektronisch formaat verstrekt, tenzij u vraagt om ze op een andere manier te ontvangen. We sturen u in ieder geval een kort, helder, begrijpelijk en makkelijk toegankelijk antwoord.

Wanneer ontvang ik een antwoord? We beantwoorden uw vraag zo snel mogelijk en in ieder geval binnen de maand nadat we ze hebben ontvangen. Afhankelijk van de complexiteit van de vragen en het aantal vragen kan deze periode met nog eens twee maanden worden verlengd, indien dit noodzakelijk is. Indien de periode wordt verlengd, brengen we u hiervan op de hoogte binnen de maand na de ontvangst van uw vraag.

Wat indien Gheeraert Transport NV mijn vraag niet inwilligt? We brengen u in ons antwoord in ieder geval op de hoogte van de mogelijkheid om bij een toezichthoudende autoriteit een klacht in te dienen en bij de rechtbank een vordering in te stellen.

7. Links naar derden

De app kan links bevatten naar andere websites waarover wij geen controle hebben. Hoewel wij alles in het werk stellen om ervoor te zorgen dat de links op de app uitsluitend naar websites leiden die onze veiligheids- en confidentialiteitsnormen delen, zijn we niet aansprakelijk voor de bescherming en confidentialiteit van de gegevens – waaronder persoonsgegevens – die u op andere websites verstrekt nadat u de app hebt verlaten. We raden u aan om voorzichtig te werk te gaan en om, voordat u op andere websites of via andere apps persoonsgegevens verstrekt, de privacyverklaring te raadplegen die op de betreffende website van toepassing is.

8. Contact

Hebt u vragen over deze privacyverklaring en/of de verwerking van uw persoonsgegevens door Gheeraert Transport NV, raadpleeg dan de online privacypagina op de intranetsite van Gheeraert Transport NV en stel uw vraag via het elektronisch formulier dat u er vindt.

Om een klacht of misbruik van uw persoonsgegevens te melden, kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van Gheeraert Transport NV of met de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit (contact@apd-gba.be).